ทุกวันนี้ การดำรงชีวิตของเราทุกคนรายล้อมไปด้วยเทคโนโลยี ซึ่งมีวิวัฒนาการและพัฒนาการมายาวนานอย่างต่อเนื่อง อีกทั้งยังสอดคล้องกับสิ่งที่เกิดขึ้นเพิ่มขึ้นในแต่ละวันก็คือ ข้อมูล (data) ซึ่งเกิดขึ้นและเป็นกลไกสำคัญในการรวบรวม จัดเก็บ และนำไปใช้เพื่อประโยชน์ในด้านต่าง ๆ มากมาย  ก่อให้เกิดสารสนเทศ (information)  และวันนี้เราจะมาทำความรู้จักกับ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS)

ภาพ Management Information System  (MIS)
ที่มา ดัดแปลงจาก https://pixabay.com/th ,200degrees

สิ่งที่ควรรู้เบื้องต้น

          ก่อนที่เราจะรู้จักกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) อย่างลึกซึ้ง เราควรรู้จักสิ่งต่อไปนี้ กันก่อน

1. ข้อมูล (Data)

          ถ้าให้อธิบายง่าย ๆ ไม่ซับซ้อนอาจเรียกได้ว่า เป็นข้อมูลดิบ อาจเป็นข้อเท็จจริง เนื้อหาหรือสาระที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ อาจสรุปได้ว่า ข้อมูลคือ ข้อมูลดิบที่ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ ตัวอย่างเช่น ตัวเลขของเวลา อายุ น้ำหนัก ส่วนสูง ชื่อ เป็นต้น

2. การประมวลผล (Process)

          คือกระบวนการจัดการ ซึ่งในที่นี้เราจะกล่าวถึงการประมวลผลข้อมูล(1.) ซึ่งอาจเป็นกระบวนการนำข้อมูลดิบไปคำนวณ (compute) การรวม (assemble) การแปล (translate) หรือการทำอะไรก็ได้ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่น คือการนำเอาข้อมูลตัวเลขเวลา อายุ น้ำหนัก ส่วนส่วน มาบวก ลบ คูณ หาร เปรียบเทียบ หรือนำมาหาค่าเฉลี่ย หรือใช้เทคนิคขั้นสูง เช่น การวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อนำไปใช้ประโยชน์อย่างใดอย่างหนึ่ง

3. สารสนเทศ (Information)

          คือ ผลลัพธ์ที่ได้จากกระบวนการประมวลผล(2.) ของข้อมูล(1.) ผลลัพธ์ที่ได้อาจเป็นข้อมูลตัวเลข ข้อความ เอกสาร เสียง รูปภาพ ความสัมพันธ์ก็ได้ ตัวอย่างเช่น ค่าเฉลี่ยของ อายุ ส่วนสูง และน้ำหนัก เป็นต้น

4. ระบบ (System)

          คือ การรวบรวม การรวมกันของส่วนประกอบที่สัมพันธ์กันของ ข้อมูลนำเข้า (input) ที่ผ่านกระบวนการประมวลผล (Processing) แล้วได้ออกมาเป็นข้อมูลผลลัพธ์ (output)

5. ระบบสารสนเทศ (Information System: IS)

          คือ ระบบหรือกระบวนการประมวลผลข้อมูลโดยการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้จัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ นำไปใช้ประโยชน์ได้ในด้านต่าง ๆ ต่อไปได้ ซึ่งในที่นี้เราอาจกล่าวได้ว่า data เป็นข้อมูลนำเข้า หรือ input และ Information เป็นข้อมูลผลลัพธ์ หรือ output

      6. เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology: IT)

          คือ การนำเอาเทคโนโลยีมาประยุต์ใช้กับสารสนเทศ ทำให้สารสนเทศมีประโยชน์ และใช้งานได้กว้างขวางมากขึ้น เช่น การรวบรวมข้อมูล การจัดเก็บอย่างมีระบบ การค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) คืออะไร

          ตัวย่อ MIS ที่ผู้อ่านเห็นนี้ มาจาก   Management Information System  โดยที่ M = Management (การจัดการ,การบริหาร)  , I = Information (สารสนเทศ), S = System (ระบบ) ซึ่งอธิบายได้ว่า เป็นระบบการจัดการที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันจากแหล่งต่าง ๆ อย่างมีระบบ มาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศเพื่อนำไปใช้ไปสนับสนุนในการทำงานและการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ ของผู้บริหาร

หน้าที่หลักของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

          จากคำอธิบายข้างต้น เราจะเห็นได้ว่า MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพราะเป็นข้อมูลที่ถูกแปลงเป็นสารสนเทศแล้ว ซึ่งทำให้ผู้บริหารสามารถนำสารสนเทศนั้น ๆ ไปใช้ตัดสินใจ ประสานงาน วางแผน ควบคุม และปฏิบัติการของหน่วยงานหรือองค์กรต่อไป ทั้งทางด้านสถิติและการบริหารธุรกิจได้อย่างถูกต้อง เพื่อให้การดำเนินงานขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจสรุปหน้าที่หลักของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการได้ 2 ประการ คือ

1. เก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายใน และภายนอกองค์การมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ

2. ประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงาน และการบริหารงานของผู้บริหาร

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

          เพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีรายละเอียดหรือข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ เช่น การสรุปผล การวิเคราะห์ การวางแผน ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดควรประกอบด้วยส่วนสำคัญดังนี้

1. เครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือโครงสร้างพื้นฐานที่ทำให้ระบบดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยแบ่งเป็นส่วนสำคัญดังนี้

              1.1 ฐานข้อมูล (Database) ส่วนประกอบสำคัญในการเก็บรวบรวมข้อมูล โดยถูกจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบ ปลอดภัย และสามารถเรียกใช้ข้อมูลได้อย่างสะดวก ไม่ซ้ำซ้อนในเวลาที่ต้องการใช้ข้อมูล เพื่อให้ปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

               1.2 เครื่องมือ (Tools) เป็นส่วนสำคัญที่ใช้ในการจัดเก็บ และประมวลผลข้อมูล คือ ฮาร์ดแวร์ (Hardware) ซอฟต์แวร์ (Software)

2. วิธีการหรือขั้นตอนการประมวลผล การที่จะได้สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพตรงตามต้องการ จะต้องมีการวางแผนจัดการที่ดี ได้แก่ การจัดลำดับการประมวลผล การวางแผนงานและเลือกวิธีการประมวลผลให้ถูกต้อง ซึ่งการจัดลำดับและวางแผนการประมวลผลข้อมูล มีลักษณะดังต่อไปนี้

               2.1 การประมวลผลข้อมูลทั่วไป

               2.2 ใช้ข้อมูลที่มีรายละเอียดมาก

               2.3 ระยะเวลาในการใช้ข้อมูลเป็นระยะสั้นส่วนมากใช้กับการปฏิบัติงานประจำวัน

               2.4 มักเป็นระบบออนไลน์ (On-line Processing)

3. มีการจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศเป็นฐานข้อมูล เพื่อเป็นศูนย์กลางของข้อมูลในการใช้ข้อมูลร่วมกันและช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล

4. มีการจัดการเกี่ยวกับทรัพยากรข้อมูล เพื่อควบคุมการทำงานระบบ ให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การพัฒนาระบบที่รองรับการยายตัวของจำนวนพนักงานและงานในอนาคต การบริหารงานภายใต้ระยะเวลาที่จำกัด การใช้เครื่องมือที่ทันสมัยและตรงตามวัตถุประสงค์ของการทำงาน และการตระหนักถึงคุณค่าและความก้าวหน้าของเทคโนโลยีต่าง ๆ ในอนาคต

5. การแสดงผลลัพธ์ ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลข้อมูล ต้องสามารถนำเสนอและเข้าใจได้ง่าย แสดงผลรวดเร็ว มักอยู่ในรูปแบบรายงานที่มีลักษณะเป็นตาราง กราฟ รูปภาพ หรือเสียง เป็นต้น ทั้งนี้ เพื่อให้การนำเสนอข้อมูลมีประสิทธิภาพ จะขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อมูล และลักษณะของการนำไป ใช้งาน

คุณสมบัติสำคัญของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1. มีความสามารถในการจัดการข้อมูล (Data Manipulation) ซึ่งต้องสามารถปรับปรุงแก้ไขและจัดการข้อมูลที่อาจมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

2. มีความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)

3. มีความยืดหยุ่น (Flexibility) ต้องมีความสามารถในการปรับตัว เพื่อให้สอดคล้องกับการใช้งานหรือปัญหาที่เกิดขึ้น

4. มีความพอใจของผู้ใช้ (User Satisfaction)

ประโยชน์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1. ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและได้รับข้อมูลที่ทันสมัย

2. ผู้ใช้สามารถนำสารสนเทศที่ได้ มากำหนดเป้าหมาย กลยุทธ์ และการวางแผนปฏิบัติการในการทำงานได้

3. ผู้ใช้สามารถนำสารสนเทศที่ได้ มาใช้ในการตรวจสอบประเมินผลการดำเนินงาน

4. ผู้ใช้สามารถนำสารสนเทศที่ได้ มาใช้ในการศึกษาและวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา หรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น การค้นหาสาเหตุ หรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการดำเนินงาน เพื่อหาวิธีควบคุม ปรับปรุง และแก้ไขปัญหา

5. ผู้ใช้สามารถนำสารสนเทศที่ได้ มาใช้ในการศึกษาและวิเคราะห์เพื่อช่วยลดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้

สารสนเทศที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ จะเป็นระบบที่ สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ ผู้บริหารทั้งสามระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยส่วนใหญ่รายงานที่ได้ จะเป็นข้อมูลสรุปจากฐานข้อมูลทั้งหมด เพื่อให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้ม และภาพรวมข้อมูลจากรายงานที่ได้รับ  

    การนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้ 4 ระดับดังนี้

1. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผนนโยบาย กลยุทธ์ และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัติและการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง

3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฏิบัติการและการควบคุมในขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับล่างจะเป็นผู้ใช้สารสนเทศ เพื่อช่วยในการปฏิบัติติงาน

4. ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล

           จะเห็นได้ว่า ภาพรวมของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการที่กล่าวไปทั้งทั้งหมดนั้น เป็นการประยุกต์ใช้ทั้งความรู้ทางด้านการบริหารและความรู้ทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศได้อย่างลงตัว

แหล่งที่มา

วีระชัย จิตสุวรณทยา. รู้จัก MIS (Management Information System). สืบค้นเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2562. จาก it-grads.nida.ac.th/mis-management-ไอที/

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ MIS (เอ็มไอเอส) ระบบที่รวบรวม และจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์. (2560, 28 เมษายน). สืบค้นเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2562. จาก https://mindphp.com/บทความ/31-ความรู้ทั่วไป/4048-what-is-mis.html

Jarumon. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ. สืบค้นเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2562. จาก http://www.elfhs.ssru.ac.th/jarumon_no/file.php/1/Week1_MIS.pdf

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ. สืบค้นเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2562. จาก https://sites.google.com/site/ary27913mis/mis-hmay-thung

MIS ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ. (2561, 8 สิงหาคม). สืบค้นเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2562. จาก https://www.mindphp.com/forums/viewtopic.php?f=79&t=49555

Manlikamis. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสมัยใหม่. (2561, 20 กันยายน). สืบค้นเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2562. จาก http://manlikamis.blogspot.com/2018/09/1-management-information-system-mis.html

miewppcy0528. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสมัยใหม่. (2561, 28 พฤศจิกายน). สืบค้นเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2562. จาก https://papitchayamis.blogspot.com/

แนวคิดเกี่ยวกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ. สืบค้นเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2562. จาก digi.library.tu.ac.th/thesis/jc/0448/09บทที่2.pdf