ปัจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารก้าวไกลไปมาก ถือเป็นยุคการสื่อสารที่ไร้พรมแดนโดยแท้จริงไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนของโลกก็สามารถติดต่อสื่อสารกันได้เพียงแค่มีคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือหรืออุปกรณ์อื่น ๆ ที่เชื่อมต่อกับระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต การเปลี่ยนแปลงนี้ส่งผลกระทบต่อสังคม เศรษฐกิจ การศึกษา และอื่นๆ อีกมากมาย แม้แต่วิธีการทำงานในสำนักงานก็เช่นเดียวกัน ซึ่งหากไม่ปรับตัวและพัฒนาให้เท่าทันการเปลี่ยนแปลงแล้ว ก็จะส่งผลกระทบต่อองค์กรได้

          ในปัจจุบัน องค์กรส่วนใหญ่มีวิธีการทำงานในสำนักงานเปลี่ยนแปลงไปมาก เนื่องจากมีการนำเครื่องมือที่ทันสมัยผนวกกับความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยสนับสนุนการทำงาน การสื่อสารในรูปแบบต่าง ๆ มีการพัฒนาให้ก้าวหน้าไปมาก และการส่งผ่านข้อมูลทำให้ลื่นไหลได้สะดวก รวดเร็ว สามารถประมวลผลได้ทั้นที (Real Time) ช่วยแบ่งเบาภาระงาน ทำให้การทำงานมีความรวดเร็วคล่องตัว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร การประมวลผลการจัดเก็บ การค้นหา และการส่งต่อข้อมูลภายในองค์กรหรือส่งออกภายนอกองค์กร สามารถทำได้อย่างรวดเร็วและทันท่วงทีและประหยัดเวลามาก เมื่อเทียบกับวิธีการทำงานแบบดั้งเดิมที่ใช้การรับ-ส่งข้อมูลแบบกระดาษ ซึ่งใช้เวลาในการนำส่งสารและรอการตอบกลับ และหกต้องส่งไปหลายหน่วยงานก็ยังต้องทำสำเนาเพิ่มเติมรอการส่งเอกสารกระดาษกลับมาให้ครบถ้วนเพื่อประมวลผลต่อไป ซึ่งใช้ระยะเวลาในการรับ-ส่งเอกสาร และเสี่ยงต่อการสูญหาย สิ่งเหล่านี้มีผลกระทบต่อการตัดสินใจของผู้ใช้ข้อมูลและผู้บริหารองค์กรที่ในบางเรื่องต้องทำงานแข่งกับเวลา

E-Office สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

          E-Office หรือสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ ในบางครั้งก็ใช้คำว่า Office Automation หรือสำนักงานอัตโนมัติ คือการนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ร่วมกับระบบเครือข่ายเทคนโลยีสารสนเทศเพื่อบริหารจัดการในสำนักงานหรือองค์กร โดยมุ่งเน้นการบริหารจัดการเอกสารเข้า-ออก จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ การจัดเก็บเอกสาร แก้ไขเอกสาร งานเอกสารทางด้านบัญชี และการใช้ประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมาย โดยอำนวยความสะดวกในเรื่องการลดขั้นตอน ลดระยะเวลา ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ(paperless) และอำนวยความสะดวกในการบริหารจัดการ การรับ-ส่งข้อมูลข่าวสาร มีการจัดเก็บเอกสารในลักษณะไฟล์ดีจิทัลอย่างเป็นระบบ มีความสะดวกรวดเร็ว และสามารถข้าถึงและค้นหาข้อมูลได้ง่าย แม้ว่าผู้ปฏิบัติงานจะไม่อยู่ในสำนักงานก็สามารถเข้าถึงข้อมูลได้

          นอกจากนี้ ยังช่วยลดพื้นที่จัดเก็บเอกสาร จะเห็นได้ว่าคอมพิวเตอร์และระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตรวมถึงเครื่องมืออุปกรณ์อื่น ๆ ที่จำเป็นมีบทบาทสำคัญในการทำงนในองค์กรต่าง" เป็นอย่างมาก ทุกหน่วยงานจะต้องมีไว้ให้พนักงานใช้เป็นเครื่องมือในการปฏิบัติงาน แม้กระทั่งในหน่วยงานภาครัฐเองก็รณรงค์และสนับสนุนให้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาปรับใช้ในการปฏิบัติงานที่มีการติดต่อให้บริการกับประชาชน เช่น การใช้ฐานข้อมูลจากบัตร์ประชาชน (Smart Card) เชื่อมต่อกับข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐอื่น " ซึ่งลดภาระการใช้สำเนาบัตรประชาชน (Zero Copy) เพื่ออำนวยความสะดวกในการติดต่อหน่วยงานราชการ ลดขั้นตอนการปฏิบัติงานและเพิ่มความรวดเร็วในการเข้าถึงข้อมูล หรือที่เรียกว่า One Stop Service ติดต่องานหลายอย่างเสร็จสิ้นในที่เดียว หรือแม้กระทั่งในปัจจุบันความก้าวหน้าทางเทคโนโลยียังครอบคลุมไปถึงวงการด้านการเงินการธนาคาร ที่ส่งผลกระทบกับพนักงานธนาคารที่ถูกลดบทบาทลงไป เพราะมีแอปพลิเคชันและเครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัยสามารถตอบสนองการใช้งานในการเบิก ถอน โอนเงิน หรือธุรกรรมอื่น ๆ เพียงแค่ปลายนิ้ว โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปติดต่อยังเคาน์เตอร์ธนาคารอีกแล้ว

ภาพ 1 ตัวอย่างระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรหนึ่ง

          หลักการทำงานของ E-Office คือ การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้กระดาษ โดยสร้าง >> ส่ง >> และลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด ไม่ต้องพิมพ์กระดาษออกมาแล้วเสนอลงนาม ตามวิธีการทำงานแบบเดิมซึ่งเป็นปัญหาาอุปสรรคอย่างมาก ที่สำคัญเป็นการสิ้นเปลืองงบประมาณและทรัพยากรมากมาย เนื่องจากการพิมพ์เอกสารออกมาเป็นกระดาษ 1 แผ่น มีค่าใช้จ่ายหลายอย่างเช่น หมึก เครื่องพิมพ์ พื้นที่จัดเก็บ ในความทันสมัยและการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว ก็ยังมีข้อดีและข้อเสียในด้านต่าง ๆ ดังนี้

ข้อดี

• ลดเวลาในการติดต่อสื่อสาร ทำให้การส่งต่อข้อมูลข่าวสารเป็นไปด้วยความรวดเร็ว มีประสิทธิภาพสามารถกระจายข้อมูลไปถึงกลุ่มเป้าหมายโดยการส่งข้อมูลครั้งเดียว
• เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน ประมวลผลได้ทันที สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ลดค่าใช้จ่ายการดำเนินงานภายในสำนักงาน ใช้หลักการสำนักงานปราศจากเอกสาร (Paperless Office)
• ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลได้จำนวนมาก ทั้งในรูปแบบไฟล์ภาพ เสียง หรือข้อความ เป็นต้น
• สามารถทำงานหรือจัดการประชุมทางไกล โดยใช้โทรศัพท์ โทรทัศน์ และเครื่องคอมพิวเตอร์ สื่อสารโทรคมนาคมได้โดยไม่จำกัดสถานที่และเวลา ทำให้ประหยัดพลังงานและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
• เป็นการพัฒนาผู้ปฏิบัติงานให้ปรับตัวและเรียนรู้เท่าทันการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี
• ส่งเสริมให้องค์กรหรือหน่วยงานมีภาพลักษณ์ที่ดีเป็น Smart Office

ข้อเสีย

• พนักงานมีความรู้ในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศไม่เท่ากัน ต้องให้การอบรมเพิ่มเติม
• ต้องลงทุนเครื่องมืออุปกรณ์ซึ่งมีราคาสูง
• ต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยการรั้วไหลของข้อมูล

แนวทางปฏิบัติที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรหรือหน่วยงานได้ทันที

• การบริหารจัดการรูปแบบการรับ-ส่งเอกสาร แจ้งเวียนเอกสารทาง e-mail แทนการใช้กระดาษ
• การจัดเก็บข้อมูลนระบบคอมพิวเตอร์เป็นรูปแบบไฟล์ดิจิทัลแทนการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร
• การติดต่อสื่อสารผ่านช่องทาง LINE หรือ เพจ Facebook เป็นตัน
• การเลือกใช้ VDO Conference ประชุมทางไกลแทนการเชิญมาประชุม

บทสรุป

          ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีในปัจจุบัน ส่งผลกระทบต่อวิถีการทำงานของบุคลากร หน่วยงานหรือองค์กรจึงต้องปฏิรูประบบการทำงาน ส่งเสริมและพัฒนาให้ความรู้กับบุคลากร ในการนำเครื่องมือหรืออุปกรณ์ที่ใช้ปฏิบัติงานในสำนักงานทุก ๆ วันอยู่แล้วมาใช้ให้คุ้มค่าและเกิดประโยชน์สูงสุด ระบบสารสนเทศและซอฟต์แวร์ต่าง ฯ จะต้องเอื้อต่อการปฏิบัติงานและมีความเชื่อมโยงกัน รวมถึงมีข้อมูล (Data) ที่เป็นปัจจุบัน โดยผู้บริหารหน่วยงานหรือองค์กรจะต้องมีนโยบายและเล็งเห็นความสำคัญและความจำเป็นของการนำระบบ e-Office มาใช้ จัดให้มีการอบรมให้ความรู้ หรือพนักงานอาจจะเรียนรู้ด้วยตนเองจากการใช้งานในชีวิตประจำวัน (Learning by  Doing) ซึ่งจะช่วยให้ประหยัดเวลาและทรัพยากร และอำนวยความสะดวกในการทำงานให้บุคลากร ลดขั้นตอนการทำงานให้น้อยลงแต่ได้ประสิทธิภาพมากขึ้น สนองนโยบายรัฐบาลไทยแลนด์ 4.0 เป็นการกระตุ้นให้หน่วยงานหรือองค์กรและบุคลากรเกิดการพัฒนา คิด ทำสิ่งใหม่ ๆ ที่ส่งผลต่อภาพลักษณ์และเกิดการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีขึ้น

          บทความนี้เป็นส่วนหนึ่งของนิตยสาร สสวท. ผู้อ่านสามารถติดตามบทความที่น่าสนใจเพิ่มเติมได้ที่ https://magazine.ipst.ac.th/

บรรณานุกรม

ระบบสารสนเทศ. สืบค้นเมื่อ 21 สิงหาคม พ.ศ. 2562, จากhttps://sites.google.com/sit/newtcamacc2559/rabb-sarsnthes.

ปฎิวัติการบริหารงานแบบใหม่ด้วยระบบ e- Office. สืบคั้นเมื่อ 21 สิงหาคม พ.ศ. 2562, จาก http:/www.eofficeservice.com/download/e-Law/ปฏิวัติองค์กรด้วยeOffice.pdf.