ในโลกของการทำงานทุกวันนี้ ใคร ๆ ก็ใฝ่ฝันอยากทำงานในสถานที่ ที่มีสภาพแวดล้อมที่ดีมีความสวยงามมีสุขลักษณะที่ดี มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยดูสะอาดตามีความปลอดภัย พร้อมด้วยอุปกรณ์อำนวยความสะดวกในการทำงาน เนื่องจากว่าในหนึ่งวันเราต้องอยู่ในที่ทำงานอย่างน้อย 8 ชั่วโมง ซึ่งเป็นเวลาที่ยาวนาน ในช่วงเวลาดังกล่าว หากเราได้ทำงานที่เรารักและใสใจกับงานท่ามกลางสภาพแวดล้อมที่ดี สะอาดตา ก็จะส่งเสริมให้เรามีพลังในการทำงานมากขึ้น มีสมาธิ และมีความสุขกับการทำงานและที่สำคัญส่งผลให้ผลผลิตงานออกมาดี นี่เป็นปัจจัยพื้นฐานของคนเราที่ต้องการสิ่งอำนวยความสะดวกในการทำงาน ที่มาพร้อมกับความสะอาด สะดวกและปลอดภัยเราจะเริ่มต้นอย่างไรดี กับการที่จะเริ่มทำงานในแต่ละวันด้วยความสุขในสถานที่ ที่เป็นของเรา พื้นที่ส่วนตัวของเราและหมายร่วมไปถึงพื้นที่ส่วนรวมอื่น ๆ ของสถานที่ทำงานที่ทุกคนจะต้องมีส่วนร่วมในการดูแล และใช้สอยพื้นที่นั้น ๆ ด้วย หลายคนคงพอจะรับรู้ รับทราบและบางคนเคยปฏิบัติกันมาบ้างแล้วกับการทำกิจกรรม 5ส เรามาลองนำ 5ส มาปฏิบัติกับการทำงานในชีวิตประจำวันกันดู ก่อนอื่นมาทำความรู้จัก 5ส กันก่อนว่าคืออะไร

5ส มีที่มาจากภาษาญี่ปุ่น 5 คำคือ

1. Seiri (เซริ) คือ สะสาง คัดแยก
2. Seiton (เซตง) คือ สะดวก ง่ายในการค้นหา
3. Seiso (เซซะ) คือ สะอาด มีความเป็นระเบียบ
4. Seiketsu (เซเคตซี่) สุขลักษณะ/สร้างนิสัย ทำ 3ส ข้างต้นให้สม่ำเสมอ
5. Shitsuke (ชิทซีเคะ) สร้างนิสัย ความมีระเบียบ วินัย โดยทำทั้ง 4ส ข้างต้นให้เป็นนิสัย

            ทั้ง 5ส มีความสำคัญคือ เป็นปัจจัยพื้นฐานในการจัดระเบียบตนเอง จัดระเบียบการทำงาน  จัดระเบียบพื้นที่ทำงานที่เป็นพื้นที่ของตุนเอง และขยายไปยังส่วนพื้นที่  ที่มีขนาดใหญ่และกว้างมากขึ้นของหน่วยงานหรือองค์กร ให้มีความเป็นระเบียบเรียบร้อย มีสุขลักษณะ เหมาะสำหรับเป็นสถานที่ทำงาน และรวมถึงการมีคุณภาพชีวิตที่ดีของพนักงาน มีพื้นที่ใช้สอยและมีความปลอดภัยมากขึ้น ลดการใช้ทรัพยากรและเวลา ลดมลภาวะในสถานที่ทำงานและที่สำคัญเพิ่มผลผลิตที่มีคุณภาพ

มาดูความสำคัญของแต่ละ ส กัน

            1. Seiri (เซริ) คือ การสะสาง คัดแยก เริ่มได้อย่างง่าย คือเริ่มต้นจากโต๊ะทำงานของเราก่อน โดยการสำรวจดูว่า มีสิ่งของใดบ้างที่ไม่จำเป็นต่อการใช้ในงานประจำวัน ให้คัดแยกออกไปให้เหลือไว้เฉพาะสิ่งของที่จำเป็นต่อการใช้งานเท่านั้น

            ทำไมถึงต้องสะสาง ลองถามตัวเองดูว่า มีสิ่งของที่ไม่จำเป็นอยู่ในที่ทำงานหรือไม่ พื้นที่ในการจัดเก็บเพียงพอหรือไม่ ของหายบ่อย หาสิ่งของหรือเอกสารไม่เจอบ่อยแค่ไหน เสียเวลาในการค้นหาหรือไม่ รู้สึกว่าสถานที่ทำงานคับแคบไป หากเราได้ลองสะสางสิ่งของที่ไม่จำเป็นออกไปแล้ว จะพบว่า จะมีพื้นที่ทำงานเพิ่มขึ้น ใช้เวลาในการค้นหาน้อยลง ลดการเกิดอุบัติเหตุสามารถแยกแยะของดี/ของเสียได้

            2. Seiton (เซตง) คือ สะดวก ง่ายในการค้นหา หมายถึงการจัดวางหรือจัดเก็บสิ่งของต่าง ๆ ในสถานที่ทำงานอย่างเป็นระบบ และมีระเบียบ สิ่งของที่ต้องใช้บ่อยให้จัดเก็บไว้ใกล้มือส่วนสิ่งของที่นาน ๆ ใช้ หาที่จัดเก็บไว้ต่างหาก แยกแยะความสำคัญของสิ่งของเพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการทำงาน

            ทำไมต้องทำให้สะดวก ลองถามตัวเองดูว่า ใช้เวลาในการค้นหาสิ่งของ เอกสารนานแค่ไหน จำไม่ได้ว่าวางสิ่งของ เอกสารนั้นไว้ที่ใด เมื่อหยิบมาใช้แล้วเก็บไว้ที่เดิมหรือไม่ รู้สึกว่าสถานที่ทำงานไม่มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยเลย

            3. Seiso (เซโซะ) คือ สะอาด ทำความสะอาดด้วยการเช็ดถู ปัดกวาดพื้นที่ให้ดูสะอาดอยู่เสมอหากสถานที่ทำงานและบริเวณโดยรอบมีความสกปรก รกรุงรัง ไม่มีความเป็นระเบียบ ย่อมส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์ความน่าเชื่อถือขององค์กร และส่งผลเสียในด้านสิ่งแวดล้อมต่อผู้ปฏิบัติงานรวมทั้งอาจเป็นสาเหตุให้เกิดความไม่ปลอดภัยในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานและผู้ที่มาติดูต่อด้วย หากไม่ใสใจเรื่องความสะอาดจะก่อให้เกิดผลเสียมากมายตามมา ดังนี้

• สภาพแวดล้อมหรือบรรยากาศในการทำงานไม่ดี ส่งผลเสียต่อสุขภาพกายและใจ
• เครื่องมือ/เครื่องใช้หรือวัสดุอุปกรณ์ในการทำงานเสื่อมสภาพหรือเสียบ่อยใช้งานไม่สะดวก ก่อให้เกิดผลเสียต่อผลผลิต หรือผลิตได้ไม่สมบูรณ์
• เกิดการสูญเสีย สิ้นเปลืองของวัสดุอุปกรณ์ ต้องเสียงบประมาณในการซ่อมบำรุงหรือจัดซื้อใหม่
• อาจก่อให้เกิดอุบัติเหตุหรือความไม่ปลอดภัยจากการทำงาน

            4. Seiketsu (เซเคตชึ) สุขลักษณะ/สร้างนิสัย ทำ 3ส ข้างต้น ให้สม่ำเสมอและพยายามยกระดับมาตรฐานให้สูงขึ้น ปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงานให้ดีขึ้นทำไมต้องทำสุขลักษณะ

• เพื่อรักษามาตรฐานของความเป็นระบบ ระเบียบ
• เพื่อป้องกันไม่ให้กลับไปสู่สภาพที่ไม่ดีอีก
• ช่วยให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ในการปรับปรุงการทำงาน
• เพื่อสุขภาพกายและใจที่ดีของพนักงาน

            5. Shitsuke (ชิทซีเคะ) สร้างนิสัย ความมีระเบียบ วินัย โดยทำทั้ง 4ส ข้างต้นให้เป็นนิสัย ข้อนี้เป็นส่วนสำคัญที่สุดและยากที่สุดของการทำกิจกรรม 5ส เพราะขึ้นอยู่กับทัศนคติจิตสำนึกของพนักงานแต่ละคน ใน การที่จะสร้างความมีระเบียบ วินัยให้เกิดขึ้นและนำไปปฏิบัติจนเป็นนิสัย และกลายเป็นความเคยชินไม่ว่าจะอยู่ที่บ้านหรื้อที่ทำงาน ก็จะปฏิบัติเหมือนกัน ซึ่งจะส่งผลให้มีการปรับปรุงงานให้ดีขึ้นอยู่เส้มอ หากมีการปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง องค์กรนั้นจะได้ชื่อว่าเป็นองค์กรที่มีพนักงานที่มีประสิทธิภาพ และส่งผลให้องค์กรมีภาพลักษณ์ที่ดี พนักงานมีความรักและผูกพันต่อองค์กร และผู้ที่มีส่วนสำคัญในการกระตุ้นและผลักดันให้เกิดสิ่งนี้ได้ก็คือผู้บริหารองค์กร ที่จะต้องเป็นผู้ให้การสนับสนุนและทำให้เห็นเป็นแบบอย่าง

            เห็นไหมว่า 5ส มีความสำคัญอย่างไร อยากให้ผู้อ่านได้ลองเริ่มต้นง่าย ๆ ด้วยการลองปฏิบัติทำกิจกรรม 5ส ในพื้นที่ของตนเองก่อนเช่น โต๊ะทำงน หรือห้องนอนที่บ้าน แล้วจึงขยายไปยังพื้นที่รอบ ๆ ที่ใกล้ตัว โดยทดลองปฏิบัติทุกวัน เราสามารถจัดระเบียบชีวิตตัวเองได้โดยเริ่มต้นจากเรื่องเล็ก ๆ ใกล้ตัวก่อน เพื่อเสริมสร้างนิสัยที่ดีในการทำงาน การจัดการต่าง ๆ ให้เป็นระบบระเบียบ อันเป็นพื้นฐานสำคัญในการที่จะปฏิบัติในเรื่องที่ใหญ่โตต่อไป และผลลัพธ์ที่ได้ก็จะมีประสิทธิภาพด้วยในส่วนขององค์กร อาจจะเริ่มต้นด้วยการทดลองปฏิบัติจากหน่วยงานตัวอย่างก่อน แล้วจึงขยายไปทั้งองค์กร แล้วก็ทำการประเมินผลเพื่อตรวจสอบ ทั้งนี้ การมีจิตสำนึกที่ดีในการอยู่ร่วมกันบวกกับความร่วมมือร่วมใจจากพนักงานทุก ๆ คน และการสุนับสนุนจากผู้บริหารองค์กรอย่างต่อเนื่อง เป็นสิ่งสำคัญที่สุด ที่จะทำให้กิจกรรม 5ส ประสบความสำเร็จ

            บทความนี้เป็นส่วนหนึ่งของนิตยสาร สสวท. ผู้อ่านสามารถติดตามบทความที่น่าสนใจเพิ่มเติมได้ที่ https://magazine.ipst.ac.th/ 

บรรณานุกรม

คู่มืออบรมการดำเนินกิจกรรม 5ส อย่างต่อเนื่อง (Continuous 5S for Practice) โดย สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ. สืบคั้นเมื่อ 8 มิถุนายน 2558, จาก http://www.tpif.or.th/2012/shindan_d/?page_id=93.