ข้อมูล, สารสนเทศ และการจัดการ
ความรู้ทั่วไปของข้อมูล สารสนเทศ และการจัดการสารสนเทศ
ข้อมูล (Data) หมายถึง ค่าความจริง ซึ่งเป็นข้อมูลดิบแสดงความเป็นจริงที่ปรากฏขึ้น เช่น ชื่อนักเรียนและจำนวนชั่วโมงการเข้าเรียนในหนึ่งสัปดาห์ ข้อมูลมีหลายประเภท ซึ่งแสดงข้อมูลประเภทต่าง ๆ เช่น ตัวเลข ตัวอักษร รูปภาพ เสียง และภาพเคลื่อนไหว เป็นต้น ซึ่งข้อมูลเหล่านี้หากได้รับการประมวลผลโดยผ่านกระบวนการจัดการข้อมูลแบบต่าง ๆ ก็จะกลายเป็นสารสนเทศ
ภาพประกอบบทเรียนระบบสารสนเทศและการจัดการ
ที่มา https://pixabay.com ,TheDigitalArtist
สารสนเทศ (Information) คือกลุ่มข้อมูลที่ผ่านกระบวนการจัดการข้อมูล ตามกฎหรือ ถูกกำหนดความสัมพันธ์ให้ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นเกิดประโยชน์หรือมีความหมายเพิ่มมากขึ้น ประเภทของสารสนเทศขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น จำนวนยอดขายของตัวแทนจำหน่ายแต่ละคนในเดือนมกราคมจัดเป็นข้อมูล เมื่อนำมาประมวลผลรวมกันทำให้ได้ยอดขายรายเดือนของเดือนมกราคม ทำให้ผู้บริหารสามารถนำยอดขายรายเดือนมาพิจารณาว่ายอดขายเป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กรหรือไม่ได้ง่ายขึ้น ยอดขายรายเดือนนี้จึงจัดเป็นสารสนเทศ หรือตัวอย่าง เช่น ตัวเลข 1.1, 1.5, และ 1.6 จัดเป็นข้อมูลตัวเลข เนื่องจากเป็นค่าความจริงซึ่งยังไม่สามารถแปลความหมายใดๆ ได้แต่ข้อมูลเหล่านี้จัดเป็นสารสนเทศเมื่ออยู่ในสภาพแวดล้อมที่บ่งบอกความหมายของข้อมูลได้มากขึ้น เช่น เมื่อกล่าวว่า ตัวเลขเหล่านี้คือยอดขายประจำเดือนมกราคม กุมภาพันธ์และมีนาคม โดยมีหน่วยเป็นหลักล้าน จะทำให้ตัวเลขทั้ง 3 มี ความหมายเกิดขึ้น หรืออาจกล่าวได้ว่ายอดขายเฉลี่ยระหว่างเดือนมกราคมถึงมีนาคมมีค่าเท่ากับ 1.4 ล้าน จัดเป็น สารสนเทศที่เกิดขึ้นจากข้อมูลตัวเลขทั้ง 3
ขบวนการ (Process) หมายถึงการแปลงข้อมูลให้เปลี่ยนเป็นสารสนเทศหรือกล่าวได้ว่า ขบวนการคือกลุ่มของงานที่สัมพันธ์กัน เพื่อทำให้เกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ การจัดการ (Management) หมายถึงการบริหารอย่างมีระบบ ซึ่งประกอบด้วยการกำหนดเป้าหมายและ ทิศทางขององค์กรและการปฏิบัติเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น ซึ่งจะต้องมีการวางแผน การจัดการ การกำหนดทิศทางและการควบคุมเพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรได้อย่างเหมาะสม
แนวคิดของระบบและการทำตัวแบบ
ระบบ (System) หมายถึงกลุ่มส่วนประกอบหรือระบบย่อยต่างๆที่มีการทำงานร่วมกัน เพื่อให้ ประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ โดยส่วนประกอบและความสัมพันธ์ระหว่างส่วนประกอบต่างๆ ในระบบ จะเป็นตัวกำหนดว่าระบบจะสามารถทำงานได้อย่างไร เพื่อให้ผลลัพธ์ที่ได้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ โดยระบบแต่ละระบบถูกจำกัดด้วยขอบเขต (System Boundary) ซึ่งจะเป็นตัวแยกระบบนั้นๆ ออกจากสิ่งแวดล้อม
ประเภทของระบบ
ระบบสามารถแบ่งเป็นประเภทต่างๆได้หลายกลุ่ม ดังนี้
- ระบบอย่างง่าย (Simple) หมายถึง ระบบที่มีส่วนประกอบน้อยและความสัมพันธ์หรือการโต้ตอบระหว่างส่วนประกอบต่างๆ ไม่ซับซ้อน ตรงไปตรงมา
- ระบบที่ซับซ้อน (Complex) หมายถึง ระบบที่มีส่วนประกอบมากหลายส่วน แต่ละส่วนมีความสัมพันธ์และมีความเกี่ยวข้องกันค่อนข้างมาก
- ระบบเปิด (Open) คือ ระบบที่มีการโต้ตอบกับสิ่งแวดล้อม
- ระบบปิด (Close) คือ ระบบที่ไม่มีการโต้ตอบกับสิ่งแวดล้อม
- ระบบคงที่ (Static) คือ ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงน้อยมากเมื่อเวลาผ่านไป
- ระบบเคลื่อนไหว (Dynamic) คือ ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและมีการเปลี่ยนแปลงอย่างคงที่ตลอดเวลา
- ระบบที่ปรับเปลี่ยนได้ (Adaptive) คือระบบที่สามารถเปลี่ยนแปลงเพื่อตอบโต้กับสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้
- ระบบที่ปรับเปลี่ยนไม่ได้ (Nonadaptive) คือระบบที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลง เพื่อตอบโต้กับสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปได้
- ระบบถาวร(Permanent) คือระบบที่มีอยู่ในช่วงระยะเวลายาวนาน
- ระบบชั่วคราว(Temporary) คือระบบที่มีอยู่เพียงช่วงระยะเวลาสั้นๆ
ประสิทธิภาพของระบบ
ประสิทธิภาพของระบบสามารถวัดได้หลายทาง ได้แก่
ประสิทธิภาพ (Efficiency) คือการวัดสิ่งที่ถูกผลิตออกมา หารด้วยสิ่งที่ถูกใช้ไป สามารถแบ่งช่วงจาก 0 ถึง 100% ตัวอย่างเช่น ประสิทธิภาพของเครื่องมอเตอร์เครื่องหนึ่งคือพลังงานที่ผลิตออกมา (ในรูปของงานที่ทำเสร็จ) หารด้วยได้พลังงานที่ใช้ไป (ในรูปของไฟฟ้าหรือเชื้อเพลิง) เครื่องมอเตอร์บางเครื่องมีประสิทธิภาพ 50% หรือน้อยกว่า เนื่องจากพลังงานสูญเสียไปในการเสียดทาน และกำเนิดความร้อน
ประสิทธิผล (Effectiveness) คือการวัดระดับการประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายของระบบ สามารถคำนวณได้ด้วยการ หารสิ่งที่ได้รับจากการประสบผลสำเร็จจริง ด้วยเป้าหมายรวม เช่น บริษัทหนึ่งมีเป้าหมายในการลดชิ้นส่วนที่เสียหาย 100 หน่วย เมื่อนำระบบการควบคุมใหม่มาใช้อาจจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้ได้ ถ้าระบบควบคุมใหม่นี้สามารถลดจำนวนชิ้นส่วนที่เสียหายได้เพียง 85 หน่วย ดังนั้นระดับของประสิทธิผลของระบบควบคุมนี้จะเท่ากับ 85%
การทำตัวแบบของระบบ
ในโลกแห่งความเป็นจริงค่อนข้างซับซ้อนและมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นเมื่อต้องการทดสอบความสัมพันธ์แบบต่างๆ และสังเกตผลที่เกิดขึ้น จึงจำเป็นต้องใช้ตัวแบบของระบบนั้นๆ แทนที่จะทดลองกับระบบจริง ตัวแบบ (Model) คือตัวแทนซึ่งเป็นแนวคิดหรือเป็นการประมาณเพื่อใช้ในการแสดงการทำงานของระบบจริง ตัวแบบสามารถช่วยสามารถสังเกตและเกิดความเข้าใจต่อผลลัพธ์อาจเกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ในโลกแห่งความเป็นจริงได้ ตัวแบบมีหลายชนิด ได้แก่
TC = (V)(X)+FC
โดยที่
TC = ค่าใช้จ่ายรวม
V = ค่าใช้จ่ายผันแปรต่อหน่วย
X = จำนวนหน่วยที่ถูกผลิต
FC = ค่าใช้จ่ายคงที่
ในการสร้างตัวแบบแบบใดๆ จะต้องพยายามทำให้ตัวแบบนั้นๆสามารถเป็นตัวแทนระบบจริงได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้ได้ทางแก้ปัญหาของระบบที่ถูกต้องมากที่สุด
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 2
ความหมายและบทบาทของระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ IS) คือระบบแบบเฉพาะเจาะจงชนิดหนึ่ง ซึ่งอาจกล่าวได้ว่าเป็นกลุ่มของส่วนประกอบพื้นฐานต่างๆ ที่ทำงานเกี่ยวข้องกันในการเก็บ (นำเข้า), จัดการ (ประมวลผล) และเผยแพร่(แสดงผล) ข้อมูลและสารสนเทศและสนับสนุนกลไกลของผลสะท้อนกลับ เพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ
ตัวอย่าง เช่น ระบบล้างรถอัตโนมัติ
ส่วนที่นำเข้า คือ รถที่สกปรก น้ำ และน้ำยาต่างๆ ที่ใช้ในการล้างรถ เวลาและพลังงานถูกใช้ในการปฏิบัติการล้างรถ ทักษะได้แก่ความสามารถเฉพาะอย่างจะถูกนำมาใช้ในการฉีดสเปรย์ ขัดโฟม และเป่าแห้ง ความรู้ถูกนำมาใช้ในการกำหนดขั้นตอนการทำงานของการล้างรถให้ทำงานไปตามขั้นตอนที่ถูกต้อง
การประมวลผล ประกอบด้วย ขั้นที่หนึ่ง การเลือกประเภทการล้างรถที่ต้องการ เช่น ล้างอย่างเดียว ล้างและขัดเงา ล้างและขัดเงาและเป่าแห้งฯลฯ และขั้นต่อไปทำการนำรถเข้าไปในเครื่องล้างรถ (สังเกตว่าในส่วนนี้จะเกิดกลไกของผลสะท้อนกลับขึ้น ได้แก่การประเมินผลของเจ้าของรถที่มีต่อขบวนการล้างรถที่กำลังเกิดขึ้น) จากนั้นของฉีดของเหลวจะฉีดน้ำ สบู่เหลว หรือครีมขัดเงาไปที่รถ ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่เลือกไว้ในตอนต้น
ส่วนที่แสดงผล คือรถที่สะอาดแล้ว
จากตัวอย่าง จะเห็นว่าส่วนประกอบอิสระต่างๆ ในระบบล้างรถอัตโนมัติ เช่นเครื่องฉีดของเหลว แปลงสำหรับทางโฟม และเครื่องเป่าแห้ง ทำงานโต้ตอบกัน เพื่อให้รถสะอาดนั่นเอง
ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ (Computer-Based Information Systems : CBIS)
ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ประกอบด้วย ฮาร์ดแวร์ (Hardware), ซอฟต์แวร์ (Software), ข้อมูล(Data), บุคคล (People), ขบวนการ (Procedure) และการสื่อสารข้อมูล (Telecommunication) ซึ่งถูกกำหนดขึ้นเพื่อทำการรวบรวม, จัดการ จัดเก็บและประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการบริหาร
ระบบสารสนเทศที่มีการจัดการกับสารสนเทศและสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารให้เกิดประสิทธิผล เรียกว่าระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการ บริหาร โดยเน้นเรื่องการสนับสนุนการตัดสินใจในระดับการจัดการระดับต่างๆ ไม่เน้นที่การประมวลข้อมูลที่ได้จากการดำเนินการทางธุรกิจและเน้นที่โครงร่างของระบบควรจะถูกใช้ในการ จัดการการใช้งานระบบสารสนเทศ
บทบาทของการจัดการในองค์กร
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ สนับสนุนบทบาทในการจัดการของผู้บริหาร ดังนี้
1.การวางแผน (Plan) หมายถึง การกำหนดเป้าหมาย และกลยุทธ์ในการบริหารองค์กร
จากบทบาทในการจัดการต่างๆ ที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้น สารสนเทศจึงเป็นส่วนที่สำคัญมากในการที่ผู้บริหารจะดำเนินงานเหล่านี้ให้สำเร็จ เช่น สารสนเทศเกี่ยวกับการขาย, การผลิตและการเงิน เพื่อที่จะนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้ ควบคุมการปฏิบัติงานรายวันขององค์กร การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะต้องเป็นไปตามการจัดองค์กรและกลยุทธ์ขององค์กรนั้นๆ
ผู้จัดการต้องเป็นผู้กระทำและจัดการพฤติกรรมขององค์กรเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เช่นการควบคุมองค์กรให้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการทำงานหรือจะเป็นการตรวจสอบว่าบุคคลที่ได้รับมอบหมายงานไปนั้นสามารถปฏิบัติงานตามที่ต้องการได้หรือไม่ โดยอาจกำหนดให้มีการฝึกอบรมพนักงานก่อนเริ่มปฏิบัติงานนั้นๆ ผู้จัดการต่างๆ ต้องการสารสนเทศที่แตกต่างกัน เพื่อที่จะนำไปใช้ในการทำงานของตน ดังนั้นในส่วนต่อไปจะอธิบายถึงความต้องการของสารสนเทศของการจัดการในระดับต่างๆ
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 3
ระดับของการจัดการและการดำเนินการ
ระดับของการจัดการ (Levels of Management)
การทำความเข้าใจระบบสารสนเทศแบบต่างๆ ภายในองค์กร และทราบว่าระบบต่างๆ สามารถรองรับความต้องการของการบริหารได้อย่างไร จำเป็นต้องทำความเข้าใจกับระดับของการจัดการระดับต่างๆ ขององค์กรก่อน ซึ่งระดับของการจัดการแบ่งออกเป็นระดับกลยุทธ์ (Strategic), ระดับยุทธวิธี (Tactical), และระดับปฏิบัติการ(Operation)
การปฏิบัติงานในระดับปฏิบัติการ (Operational)
ได้แก่การปฏิบัติงานในระดับที่ต่ำที่สุด ผู้ควบคุมการทำงานในระดับนี้ ต้องการรายละเอียดสารสนเทศที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน ตามขบวนการผลิตของบริษัทในแต่ละวัน การควบคุมการปฏิบัติการในระดับนี้จะต้องพิจารณาหาวิธีที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยขบวนการตัดสินใจในระดับนี้ต้องการสารสนเทศเกี่ยวกับ งานที่จะต้องปฏิบัติ, ทรัพยากรที่มีอยู่ ความร่วมมือที่ต้องการจากส่วนปฏิบัติงานอื่นๆ ภายในองค์กร, มาตรฐานและงบประมาณที่สามารถใช้ได้, และผลสะท้อนกลับที่ใช้ในการประเมินผลลัพธ์
หน้าที่ของผู้จัดการในระดับปฏิบัติการ ได้แก่ ทำการตัดสินใจจากข้อมูลที่ถูกเก็บไว้, กำหนดหน้าที่ในการทำงาน, และตรวจสอบการขนส่งให้เป็นไปตามนโยบายหรือกฎที่ผู้จัดการระดับยุทธวิธีกำหนดไว้ โดยสารสนเทศที่ใช้ในการจัดการระดับนี้จะต้องมีรายละเอียดมาก, มีความแม่นยำสูงและเกิดขึ้นมาจากการทำงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำและประกอบด้วยรายการข้อมูลรายวันที่แสดงถึงการผลิต, การขายและการเงินในแต่ละวัน
การปฏิบัติงานในระดับยุทธวิธี (Tactical)
การควบคุมการจัดการในระดับยุทธวิธีจะเกี่ยวกับการจัดหาและการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการจัดการระดับสูง ผู้จัดการในระดับนี้ทำหน้าที่ในการวางแผนงานสำหรับหน่วยปฏิบัติงานระดับล่าง เช่น ศูนย์กลางการขายและการผลิต เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร ผู้จัดการระดับกลางนี้ต้องการรายงานสรุปจากการปฏิบัติงานของบริษัท เพื่อใช้ในการ ตัดสินใจเชิงยุทธวิธี เพื่อที่จะปฏิบัติตามนโยบายการตัดสินใจที่ถูกกำหนดมาจากระดับบนหรือระดับกลยุทธ์ของบริษัท
สิ่งสำคัญที่ผู้จัดการในระดับปฏิบัติการและระดับยุทธวิธีต้องการใช้ในการตัดสินใจได้แก่ รายงานสรุปที่ เหมาะสมกับความต้องการ โดยสารสนเทศในระดับนี้จะเป็นสารสนเทศที่เกิดขึ้นในระยะยาวมากขึ้น เช่น สารสนเทศเกี่ยวกับสถานภาพทางการเงินของบริษัท สามารถนำมาใช้ในการทำนายสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้แม่นยำมากขึ้น
การปฏิบัติงานในระดับกลยุทธ์ (Strategic)
การจัดการเชิงกลยุทธ์เกี่ยวข้องกับการกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์กร โดยหน่วยงานต่างๆ จะต้องปฏิบัติตามกลยุทธ์ที่กำหนด เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร ผู้จัดการระดับกลยุทธ์จะทำการกำหนดนโยบายและตัดสินใจด้านการเงิน, ด้านบุคลากร, ด้านสารสนเทศและด้านแหล่งเงินทุนที่ต้องการ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร การตัดสินใจที่เกิดขึ้นจะเกี่ยวกับการกำหนดทิศทางขององค์กร รวมทั้งการผลิตสินค้าใหม่, ลงทุนในตลาดใหม่และการใช้เทคโนโลยีในการผลิตใหม่ๆ
ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems)
ระบบประมวลผลรายการ หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการเปลี่ยนข้อมูลดิบจากการปฏิบัติงานให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องจักรสามารถอ่านได้, เก็บรายละเอียดรายการ, ประมวลผลรายการและสั่งพิมพ์รายละเอียดรายการ ออกมาได้ รายการ (Transaction) คือ การกระทำพื้นฐานที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการทางธุรกิจ เช่น การขายสินค้า การจองตั๋วเครื่องบิน การซื้อสินค้าผ่านเครดิตการ์ดและการสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง จัดเป็นรายการทั้งสิ้น ระบบประมวลผลรายการนิยมใช้ในการประมวลผลบัญชี, การขาย, หรือประมวลผลข้อมูลสินค้าคงคลัง เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้เป็นที่ต้องการของระบบสารสนเทศอื่นๆในองค์กร
ในการดำเนินการของระบบประมวลผลรายการ ข้อมูลถูกนำเข้าไปยังคอมพิวเตอร์ของระบบสารสนเทศ โดยใช้แป้นพิมพ์หรืออุปกรณ์อื่นๆ ข้อมูลจะถูกเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์จนกระทั่งพร้อมที่จะถูกประมวลผล หลังจากที่ข้อมูลถูกป้อนเข้าไปแล้ว จะเกิดการประมวลผลเพื่อเปลี่ยนข้อมูลเป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการจัดการ โดยระบบประมวลผลรายการจะทำการบันทึกรายการลงในฐานข้อมูลและผลิตเอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายการนั้นออกมา อาจอยู่ในรูปแบบของรายงาน, ตาราง, กราฟ,ภาพเคลื่อนไหว และเสียงฯลฯ ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้สารสนเทศนั้นๆ
ระบบประมวลผลรายการสามารถแบ่งตามวิธีการประมวลผลข้อมูล ได้แก่
2.1 การประมวลผลเชิงรายการ (Transactional Processing) ข้อมูลถูกประมวลผลเมื่อป้อนข้อมูลเข้าโดยไม่ต้องเก็บไว้ประมวลผลในภายหลัง เช่น ระบบเช็ครายการสินค้าออกของร้านขายของชำ โดยระบบจะทำการออกใบเสร็จรับเงินที่แสดงรายการสินค้าทันทีหลังจากรายการสินค้าต่างๆ ที่ซื้อ ถูกประมวลผล
2.2 การประมวลผลแบบทันที (Real-time Processing) ใช้ในระบบควบคุม หรือระบบที่ต้องการให้เกิดผลสะท้อนกลับ เช่นขบวนการควบคุมอุณหภูมิของห้างสรรพสิน การทำงานของการประมวลผลแบบทันที สามารถไปมีผลกระทบกับตัวรายการนั้นๆ เอง ถ้าผู้ใช้หลายรายแข่งขันกันเพื่อใช้ทรัพยากรเดียวกัน เช่นที่นั่งบนเครื่องบิน หรือในชั้นเรียนพิเศษ
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ในการใช้การประมวลผลรายการทำให้การประมวลผลการดำเนินการด้านธุรกิจทำได้รวดเร็วขึ้นและลด ค่าใช้จ่ายในการควบคุมงานลงได้ แต่จะเห็นได้ชัดว่าข้อมูลที่เก็บได้จากการประมวลผลรายการ สามารถช่วยให้ผู้บริหารนำมาใช้ในการตัดสินใจในการดำเนินงานได้ดีขึ้น จึงจำเป็นต้องพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อช่วยสนับสนุนการทำงานด้านการจัดการของผู้บริหารขึ้นเรียกว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการหมายถึงกลุ่มของบุคคล, ขบวนการ,ซอฟต์แวร์, ฐานข้อมูล และอุปกรณ์ต่างๆ ที่ถูกจัดการเพื่อใช้ในการจัดการสารสนเทศที่เกิดขึ้นเป็นประจำให้แก่ผู้บริหารหรือผู้ทำการตัดสินใจ จุดประสงค์หลักของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ อยู่ที่การดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพในด้านการตลาด, การผลิต, การเงิน และส่วนงานอื่นๆ โดยใช้และจัดเก็บข้อมูลลงในฐานข้อมูล
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 4
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
ในความเป็นจริงแล้วรายงานชนิดต่างๆ ยังไม่สามารถตอบคำถามที่เกิดขึ้นในขบวนการตัดสินใจได้อย่างสมบูรณ์ เนื่องจากรายงานเหล่านั้นยังไม่สามาถนำมาใช้ได้ทันต่อเหตุการณ์และยังไม่สามารถนำมาทดสอบเพื่อดูผลของการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว จึงจำเป็นต้องพัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจขึ้นเพื่อช่วยให้ผู้จัดการสามารถหาคำตอบของคำถามต่างๆ เพื่อทำการตัดสินใจด้วยการใช้ตัวแบบทางคณิตศาสตร์หรือแผนภาพได้ดีขึ้น ความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจคือ ระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อช่วยผู้ตัดสินใจที่ต้องเผชิญกับปัญหาที่มีโครงสร้างระดับต่างๆ โดยสามารถทดสอบผลการตัดสินใจในการแก้ปัญหาด้วยตัวแบบข้อมูลและทำการวิเคราะห์ผลที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจช่วยในการตัดสินใจปัญหาได้หลากหลายรูปแบบ สามารถช่วยในการแก้ปัญหาที่ซับซ้อน เช่น ผู้ผลิตต้องการหาพื้นที่ที่เหมาะสมในการสร้างโรงงานผลิตแห่งใหม่หรือโรงงานน้ำมันต้องการเลือกสถานที่ที่เหมาะสมที่สุดในการขุดเจาะหาน้ำมัน ซึ่งจะเห็นว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทั่วไปไม่สามารถแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ แต่ระบบสนับสนุนการตัดสินใจสามารถช่วยแนะนำทางเลือกในการปฏิบัติและช่วยในการตัดสินใจเพื่อหาคำตอบของปัญหาเหล่านี้ได้ นอกจากนี้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจยังเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจการบริหารรูปแบบต่างๆ ดังนั้นจึง จำเป็นต้องสามารถรองรับรูปแบบการตัดสินใจของผู้ใช้ที่หลากหลายด้วย
ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจมีจุดประสงค์เพื่อแก้ปัญหาและตอบคำถามลักษณะ "อะไรจะเกิดขึ้นถ้า…" หรือลักษณะต้องทำอย่างไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการและคำถามในลักษณะมีความเสี่ยงเข้ามาเกี่ยวข้อง ซึ่งผู้ที่ ตัดสินใจและต้องการใช้ระบบนี้ส่วนมากมักจะเป็นผู้บริหารระดับกลางซึ่งจะต้องเกี่ยวข้องับปัญหาและการทำงานหลัก แต่สารสนเทศที่ได้จากระบบสนับสนุนการตัดสินใจมักจะไม่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้บริหารระดับสูงได้
เนื่องจากผู้บริหารระดับสูงต้องมองในระดับกว้างขององค์กรและผู้บริหารมีเวลาน้อย ระบบสารสนเทศเพื่อ ผู้บริหารจึงจำเป็นต้องใช้งานง่ายและสารสนเทศที่ได้จากระบบจะต้องอยู่ในรูปแบบที่เข้าใจง่าย แหล่งข้อมูลที่ใช้อาจจะมาจากแหล่งข้อมูลภายนอกและแหล่งข้อมูลภายในเช่นระบบประมวลผลรายการหรือระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ทำให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถหาสาเหตุที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ต่างๆได้
ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารมีประสิทธิภาพและความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลสูงด้วยการใช้เครื่อง เมนเฟรม ใช้งานง่ายและมีความสามารถในการแสดงผลด้วยรูปภาพได้ด้วยการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล โดยสารสนเทศถูกถ่ายโอนจากเครื่องเมนเฟรมหรือฐานข้อมูลข้อมูลภายนอกเข้ามายังเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล และผู้บริหารสามารถใช้อุปกรณ์ชี้ตำแหน่งเช่น เมาส์ เพื่อเลือกจากรายการของผลลัพธ์และรูปแบบการแสดงผลได้ เนื่องจากผู้บริหารมักจะทำการค้นหาข้อมูลและตอบคำถามที่ต้องการมากกว่าการป้อนข้อมูล ในระบบสารสนเทศเพื่อ ผู้บริหารนี้จึงไม่นิยมใช้แป้นพิมพ์ ผลลัพธ์ที่ได้มักจะอยู่ในรูปแบบของแผนภาพหรือแผนภาพและตาราง ทำให้ผู้บริหารสามารถเข้าใจแนวโน้มและนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ตัดสินปัญหาได้ตรงตามความต้องการ
ระบบผู้เชี่ยวชาญ
ระบบผู้เชี่ยวชาญได้รับความสำเร็จได้ด้วยการนำคุณสมบัติทางด้านปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence : AI) ซึ่งเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่มีคุณลักษณะความฉลาดเหมือนกับมนุษย์ เข้ามาใช้ร่วมด้วย ระบบผู้เชี่ยวชาญช่วยในการตัดสินใจได้โดยขบวนการทางคอมพิวเตอร์ที่ทำการรวบรวมเหตุผลทางตรรกะเข้าด้วยกัน ซึ่งระบบผู้เชี่ยวชาญเรียกใช้ความรู้เฉพาะด้านหนึ่งๆ ได้จากฐานความรู้ (Knowledge Base) ขึ้นอยู่กับค่าความจริงของเหตุการณ์ใดๆ ที่ต้องการตัดสินใจ ผ่านกลไกในการสรุปข้อมูลและให้เหตุผล เพื่อให้คำแนะนำพร้อมทั้งมีคำอธิบายของคำแนะนำแก่ผู้ใช้ด้วย
ส่วนประกอบที่จำเป็นของฐานความรู้คือ ฮิวริสติก (Heuristic) ซึ่งหมายถึงส่วนของความรู้ภายในขอบเขตของระบบผู้เชี่ยวชาญในด้านการตัดสินใจ ซึ่งไม่มีรูปแบบตายตัว เช่นการสำรวจน้ำมันหรือการประเมินราคาหุ้น โดยฐานความรู้จะถูกพัฒนาขึ้นโดยการนำความรู้และความเชี่ยวชาญมาจากกลุ่มผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่ต้องการ
ระบบผู้เชี่ยวชาญสามารถนำไปใช้ร่วมกับระบบสารสนเทศในองค์กรทุกประเภทไม่ว่าจะเป็นระบบการประมวลผลรายการ, ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการหรือในระบบสนับสนุนการตัดสินใจหรือจะใช้เป็นเครื่องมือในการให้ คำแนะนำเดี่ยวๆ เลยก็ได้ ตัวอย่างเช่น การนำระบบผู้เชี่ยวชาญมาใช้ร่วมกับระบบประมวลผลรายการสำหรับการสั่งซื้อสินค้า ระบบผู้เชี่ยวชาญอาจกำหนดราคาสั่งซื้อโดยการพิจารณาจากกลุ่มลูกค้า, ปริมาณการสั่งซื้อและรายการส่งเสริมการขายที่มีอยู่ทั้งหมดของสินค้าที่ถูกสั่งซื้อนั้น เนื่องจากบริษัทต่างๆมีรายการส่งเสริมการขายที่แตกต่างกัน มีทั้งแบบในระยะเวลาสั้นๆ, แบบที่ให้เฉพาะบางพื้นที่ฯลฯ ซึ่งเป็นปัญหาที่ไม่ง่ายนักสำหรับพนักงานรับสั่งสินค้าที่จะสามารถจัดการแจ้งให้ลูกค้าทราบได้ทันทีทางโทรศัพท์ ความยุ่งยากของงานเหล่านี้มีมากมายจึงมีการนำระบบผู้เชี่ยวชาญเข้ามาช่วย จัดการ แต่ในความเป็นจริงแล้วระบบผู้เชี่ยวชาญมิได้เข้ามาแทนที่ผู้เชี่ยวชาญระบบตัวจริง เพียงแต่ช่วยให้ผู้ตัดสินใจ ทำการตัดสินใจได้ง่ายขึ้นเท่านั้น
จุดประสงค์หลักของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการคือ ช่วยให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ได้โดยช่วยให้ ผู้บริหารสามารถเห็นการดำเนินงานที่เกิดขึ้นในองค์กร เพื่อที่จะควบคุม, จัดการและวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลหรือกล่าวได้ว่า ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ช่วยนำเสนอข้อมูลของผู้บริหารเพื่อใช้ในการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพและช่วยจัดการผลสะท้อนกลับที่เกิดขึ้นในการดำเนินงานรายวันได้ ตัวอย่างเช่นระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต คือกลุ่มของระบบที่รวมกันเพื่อช่วยให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบขบวนการผลิต เพื่อให้เกิดการใช้วัตถุดิบในการผลิตที่มีอยู่ได้อย่างคุ้มค่ามากที่สุด โดยการตรวจสอบนี้ทำได้โดยดูจากรายงานสรุปที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ รายงานเหล่านี้สามารถได้มาจากการกรองและการวิเคราะห์รายละเอียดข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลการประมวลผลรายการและแสดงผลข้อมูลที่ได้ในรูปแบบที่มีความหมายหรือรูปแบบที่เข้าใจได้ง่ายต่อ ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจ รูปที่ 11 แสดงบทบาทของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ที่มีต่อการไหลของ สารสนเทศภายในองค์กร สังเกตว่ารายการทางธุรกิจสามารถเข้ามาในองค์กรผ่านวิธีการทั่วไป, ผ่านทางอินเทอร์เน็ต หรือผ่านทางเอ็กทราเน็ตที่ติดต่อลูกค้าและแหล่งผลิตเข้ากับระบบประมวลผลรายการของบริษัทก็ได้
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 5
ผลลัพธ์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการคือกลุ่มของรายงานซึ่งจะถูกส่งไปให้กับผู้บริหารรายงาน เหล่านี้ได้แก่
คุณลักษณะของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
รายงานแบบต่างๆ ที่กล่าวมาแล้วข้างต้นช่วยผู้จัดการและผู้บริหารระดับสูงในการตัดสินใจได้ดีขึ้นและทันเวลามากขึ้น โดยทั่วไประบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมีหน้าที่และคุณลักษณะ ดังนี้
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศมี 5 ส่วนหลักดังที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้นคือ ฮาร์ดแวร์, ซอฟต์แวร์, ข้อมูล, ขบวนการ และบุคลากร โดยแต่ละส่วนมีความสัมพันธ์กัน ในการนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้เพื่อการจัดการมักจะแบ่งส่วนตามการทำงานหลัก ซึ่งอาจจะเห็นได้จากแผนผังองค์กร ทำให้ทราบได้ว่าองค์กรนั้นๆ แบ่งส่วนการทำงานอย่างไร ส่วนการทำงานหลักที่มักจะปรากฏให้เห็นในองค์กรทั่วไปได้แก่ ฝ่ายบัญชี, การเงิน, การตลาด, บุคคล ฝ่ายพัฒนาและวิจัย, ฝ่ายกฎหมาย , ฝ่ายระบบสารสนเทศ เป็นต้น
ในแต่ละฝ่ายก็จะมีระดับการจัดการต่างๆ (กลยุทธ์, ยุทธวิธี, และการดำเนินงาน) จึงเรียกการแบ่งการจัดการตามส่วนการทำงานว่าการแบ่งตามแนวตั้ง ส่วนการแบ่งตามระดับการจัดการเรียกว่าการแบ่งตามแนวนอน แต่ละส่วนการทำงานจะมีระบบย่อยที่ทำงานเฉพาะด้านของตนเอง แต่อาจมีการใช้ข้อมูลร่วมกันได้ รูปที่ 13 แสดงระบบ สารสนเทศที่รวมส่วนการทำงานต่างๆ ไว้ด้วยกัน โดยแต่ละส่วนสนับสนุนการทำงานที่ต่างกันออกไป จากรูปแสดงให้เห็นว่าแต่ละระบบสารสนเทศภายในองค์กรต่างก็ทำงานเฉพาะด้านของตนเอง รายงานแต่ละประเภทที่ได้จากระบบสารสนเทศฝ่ายต่างๆ เช่น ฝ่ายบัญชี การเงินหรือการตลาด ก็จะเหมาะกับระดับการจัดการที่แตกต่างกันออกไป
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการและขบวนการทางธุรกิจ
ระบบสารสนเทศสามารถนำเข้ามาใช้ในการดำเนินงานทางธุรกิจด้านต่างๆ ดังนั้นในส่วนต่อไปจะเป็นการอธิบายถึงการนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้ในเพื่อการจัดการด้านการเงิน, การผลิต, การตลาด, ด้านทรัพยากรมนุษย์ และด้านบัญชี
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน
ทำหน้าที่ในการจัดการสารสนเทศด้านการเงินให้แก่ผู้บริหารและกลุ่มบุคคลซึ่งต้องการทำการตัดสินใจได้ดีขึ้นและช่วยในการหาโอกาสและปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว โดย ระบบสารสนเทศด้านการเงินนิยมใช้รวมเข้ากับซอฟต์แวร์ ในการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (Enterprise Resource Planning : ERP) ซึ่งเป็นกลุ่มของโปรแกรมที่จัดการ วิเคราะห์และติดตามการดำเนินธุรกิจของแหล่งผลิตหรือสาขาต่างๆ ขององค์กร เพื่อให้แน่ใจว่าสารสนเทศด้านการเงินในการปฏิบัติงาน สามารถนำไปใช้สนับสนุนความสามารถในการตัดสินใจให้แก่บุคคลที่ต้องการได้ทันเวลา ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงินมีความสามารถการทำงานดังต่อไปนี้
ส่วนที่นำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน
ส่วนที่นำเข้าไปในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่
ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน
ระบบย่อยในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ขึ้นอยู่กับองค์กรและความต้องการขององค์กรนั้น โดยอาจประกอบด้วยระบบภายในและระบบภายนอกที่ช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพการประมวลผลทางธุรกิจของบริษัท เช่น ระบบการจัดหา, การใช้, และการควบคุมเงินสด, ระบบเงินทุนและแหล่งการเงินอื่นๆ และอาจจะประกอบด้วย ระบบย่อยในการหากำไร/ขาดทุน, ระบบบัญชีค่าใช้จ่ายและระบบการตรวจสอบ โดยระบบต่างๆ เหล่านี้จะทำงานประสานกับระบบประมวลผลรายการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ผู้จัดการด้านการเงินสามารถนำไปใช้ตัดสินใจได้ดีขึ้น ดังนั้นผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่ รายงานด้านการเงินต่างๆ เช่น รายงานกำไร/ขาดทุน, รายงานระบบค่าใช้จ่าย, รายงานการตรวจสอบภายในและภายนอกและรายงานการใช้และการจัดการเงินทุน เป็นต้น
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 6
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต
ขบวนการในการผลิตประกอบด้วยงานที่ขึ้นต่อกันมากมาย โดยการนำระบบการวางแผนทรัพยากรของ องค์กรมาใช้ร่วมในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิตจะช่วยให้การทำงานมีความยืดหยุ่นและมีการจัดหาทรัพยากรที่ต้องการใช้ได้ทันต่อความต้องการ โดยจุดประสงค์ของขบวนการผลิตก็คือการผลิตได้ตรงตามความพอใจหรือความต้องการของลูกค้านั่นเอง
ในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต ภาระของผู้บริหารในการดูแลควบคุมงานจะถูกลดลงไป, งานด้านเอกสารต่างๆ จะถูกปรับให้อยู่ในรูปของขบวนการออนไลน์และการติดต่อสื่อสารข้อมูลจะใช้งานผ่านระบบการ แลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) และเครือข่ายอินเทอร์เน็ตแทน อีกทั้งในการวางแผนการใช้ทรัพยากรของ องค์กรเพื่อการผลิตจะใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ตและเครือข่ายอินทราเน็ตในองค์กร เพื่อติดต่อกับหน่วยงานธุรกิจทั้งในและต่างประเทศ เพื่อปฏิบัติงานและงานควบคุมงานต่างๆ ทั้งแบบศูนย์กลางและแบบกระจายได้
ส่วนที่นำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต
ส่วนที่นำเข้าจะได้จากกการปฏิบัติงานซึ่งเกี่ยวกับการไหลเวียนและการแปลงวัตถุดิบภายในองค์กร แหล่ง สารสนเทศที่สำคัญอาจมาจากภายนอกองค์กรก็ได้ แต่ส่วนใหญ่มักจะมาจากภายใน เช่น
1. แผนเชิงกลยุทธ์และนโยบายของบริษัท ซึ่งจะเป็นส่วนที่กำหนดทิศทางของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต เช่นเอกสารเกี่ยวกับการวางแผนระยะยาวที่กล่าวถึงเรื่องคุณภาพ, การผลิต, และเป้าหมายและข้อจำกัดในการให้บริการ รวมถึงนโยบายในการเปิดโรงงานใหม่หรือการปิดโรงงานเก่าลงและเรื่องของความสามารถในการผลิตที่เพิ่มขึ้นได้, ข้อจำกัดของจำนวนพนักงานที่มี, การเปลี่ยนนโยบายการเก็บสินค้าคงคลัง และโปรแกรมการควบคุมคุณภาพใหม่ที่ต้องการใช้ เหล่านี้จัดเป็นสารสนเทศที่นำเข้าสู่ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต
2. ระบบประมวลผลรายการ ได้แก่ข้อมูลที่ได้จากระบบประมวลผลรายการด้านต่างๆที่เกี่ยวข้อในการผลิต ได้แก่ การประมวลผลการสั่งซื้อ, ข้อมูลสินค้าคงคลัง, ข้อมูลการรับและการตรวจสอบวัตถุดิบที่เข้ามาในขบวนการผลิต, ข้อมูลบุคลากร, และข้อมูลขบวนการผลิต
3. แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ ข้อมูลขบวนการในการผลิตใหม่ๆ ซึ่งอาจมาจากบริษัท, วารสาร และสิ่งพิมพ์อื่นๆ หรือได้จาก เครือข่ายอินเทอร์เน็ตหรือข้อมูลเกี่ยวกับสภาพวะเศรษฐกิจในปัจจุบัน ทำให้สามารถคาดเดาในเรื่องของแรงงาน และค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับวัตถุดิบได้ นอกเหนือจากนี้ยังมีแหล่งข้อมูลภายนอกอื่นๆ อีก เช่น องค์กรผู้เชี่ยวชาญต่างๆ, สมาคมทางธุรกิจ ซึ่งสามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับคู่แข่งขัน ทั้งในด้านขบวนการผลิตและกลุ่มลูกค้าใหม่ๆที่น่าสนใจได้
ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต
ระบบย่อยและผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต ได้แก่ การตรวจสอบและควบคุมการไหลเวียนของวัตถุดิบ, สินค้า และบริการต่างๆภายในองค์กร โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อผลิตสินค้าได้ตรงตามความต้องการของลูกค้า ตั้งแต่เริ่มขบวนการนำวัตถุดิบมาผ่านขั้นตอนการผลิตจนกระทั่งเสร็จเป็นสินค้าและบริการที่จะส่งไปยังลูกค้า โดยที่เสียค่าใช้จ่ายน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ระบบย่อยและผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต ได้แก่
1. การออกแบบและการปฏิบัติเชิงวิศวกรรม (Design and Engineering) ได้แก่การพัฒนาและออกแบบผลิตภัณฑ์ โดยสามารถใช้ระบบการออกแบบโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วย (Computer-Aided Design : CAD) ซึ่งเป็นการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ โดยผู้ใช้สามารถออกแบบและแก้ไข ตัวแบบได้เองบนจอภาพ
2. การจัดตารางการผลิต (Production Planning) เพื่อจัดการรายละเอียดแผนงานการผลิตทั้งในระยะสั้นและระยะยาว โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ทำงานในด้านนี้เข้ามาช่วย ซึ่งในซอฟต์แวร์นี้อาจมีคุณสมบัติในการทำนายและพิจารณาหาความต้องการของสินค้าและบริการที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้ ทำให้สามารถวางแผนเพื่อกำหนดการผลิตให้ได้ตรงตามความต้องการ
3. การควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control) ได้แก่การใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการสั่งซื้อ, การทำนาย, การผลิตเอกสารและรายงานร้านค้า, การพิจารณาหาค่าใช้จ่ายในการผลิต, การวิเคราะห์งบประมาณค่าใช้จ่ายที่วางไว้เปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายจริง, และการพัฒนาตารางการผลิต, บอกความต้องการทรัพยากรในการผลิตและวางแผนการผลิตได้อย่างอัตโนมัติ โดยปกติแล้วซอฟต์แวร์ต่างๆเหล่านี้จะมีสูตรในการคำนวณเพื่อหาจำนวนวัตถุดิบและช่วงเวลาที่จะต้องสั่งซื้อได้ วิธีการหาว่าต้องสั่งสินค้ามาไว้ในคลังปริมาณเท่าใดเรียกว่าวิธีการกาปริมาณหารสั่งซื้อมางเศรษฐกิจ (Economic Order Quantity : EOQ) โดยปริมาณที่หาได้นี้จะต้องทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ต่ำที่สุดด้วย ส่วนการหาว่าต้องสั่งสินค้ามาไว้ในคลังเมื่อใดจะใช้วิธีการหาจุดสั่งซื้อเพิ่ม Reorder Point : ROP) ซึ่งแสดงถึงค่าระดับปริมาณสินค้าคงคลังที่วิกฤติ
4. การวางแผนการใช้ทรัพยากรการผลิต(Manufacturing Resource Planning : MRPII) ได้แก่ระบบที่ใช้การวางแผนเครือข่ายเพื่อให้บุคคลต่างๆ สามารถดำเนินธุรกิจเพื่อให้บริการและผลผลิตแก่ลูกค้าได้เป็นจำนวนมาก ในขณะที่เสียค่าใช้จ่ายและมีสินค้าหรือวัตถุดิบในคลังสินค้าในปริมาณต่ำ โดยมีการทำนายความต้องการของลูกค้า, การควบคุมสินค้าคงคลัง, การวางแผนการผลิต, การแสดง รายการวัตถุดิบที่ต้องใช้, การวางแผนการสรรหาแหล่งวัตถุดิบที่ต้องใช้ เพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ที่ผลิตได้ จะถูกส่งไปให้แก่ลูกค้าได้ในเวลาที่ต้องการ
5. การควบคุมสินค้าและการผลิตที่ทันเวลา (Just-in-Time Inventory and Manufacturing) การเก็บสินค้าและวัตถุดิบในคลังสินค้าเป็นจำนวนมากทำให้เกิดค่าใช้จ่ายสูง และอาจเกิดการเสียหายได้ ดังนั้นวัตถุประสงค์หนึ่งของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิตก็คือ การควบคุมสินค้าคงคลังให้อยู่ในระดับที่ต่ำที่สุด โดยไม่กระทบกับความต้องการในการนำสินค้าหรือวัตถุดิบนั้นไปใช้ในการผลิต วิธีที่นิยมใช้ได้แก่วิธีการควบคุมคลังสินค้าแบบทันเวลา (Just-in-Time : JIT Inventory Approach) ซึ่งสินค้าและวัตถุดิบจะถูกส่งไปให้ในช่วงเวลาก่อนที่จะสินค้าหรือวัตถุดิบนั้นไปใช้ในการผลิต ทำให้ไม่ต้องเก็บไว้ในคลังสินค้าเป็นช่วงเวลานานๆ
6. การควบคุมขบวนการผลิต ในการควบคุมการผลิตมีเทคโนโลยีที่สนับสนุนมากมาย เช่น การผลิตโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วย (Computer-Aided Manufacturing : CAM) เป็นการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยการด้านการผลิต เช่น การตรวจสอบและติดตาม ได้แก่การควบคุมการทำงานของอุปกรณ์ในการผลิตต่างๆ การตรวจสอบค่าและข้อกำหนดในการผลิตต่างๆ เช่น อุณหภูมิที่ใช้ ค่าความดันอากาศฯลฯ หรือใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการกำหนดรหัสสินค้า การจัดลำดับในขบวนการผลิต เป็นต้น
7. การนำคอมพิวเตอร์เข้าไปช่วยในการผลิต (Computer-Integrated Manufacturing : CIM) ได้แก่การใช้คอมพิวเตอร์เพื่อเชื่อมโยงองค์ประกอบต่างๆในขบวนการผลิตเข้าด้วยกันเป็นระบบที่มี ประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อรวมขั้นตอนการผลิตทั้งหมด เช่น การประมวลผลการสั่งซื้อ, การออกแบบผลิตภัณฑ์, การผลิต การควบคุมและการตรวจสอบคุณภาพ และการขนส่งเข้าด้วยกัน เพื่อเพิ่มประสิทธภาพในด้านการทำงานส่วนต่างๆ ที่ต้องเกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน โดยอาจนำระบบการผลิตแบบคล่องตัว (Flexible Manufacturing System : FMS) เข้ามาใช้ร่วมด้วย ทำให้สามารถเปลี่ยนการผลิตสินค้าอย่างหนึ่งเป็นอีกอย่างหนึ่งเป็นไปได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
8. การควบคุมและการตรวจสอบคุณภาพ (Quality Control and Testing) ได้แก่ขบวนการในการในการควบคุมเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าที่ผลิตออกมาตรงตามที่ลูกค้าต้องการ โดยใช้ซอฟต์แวร์ในการควบคุมคุณภาพ ต่างๆ ผลลัพธ์ที่ได้จากระบบการควบคุมคุณภาพ ได้แก่รายงาน ค่าใช้จ่ายที่ลดลงและยอดขายที่เพิ่มขึ้น โดยสารสนเทศที่ได้จากระบบนี้จะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานทราบถึงปัญหาเกี่ยวกับอุปกรณ์การผลิตและรายงานควบคุมคุณภาพยังใช้ในการออกแบบผลิตภัณฑ์ได้ดีขึ้นอีกด้วย
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 7
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ หรือเรียกอีกชื่อหนึ่งว่าระบบสารสนเทศด้านบุคลากร ได้แก่ระบบงานที่เกี่ยวข้องกับพนักงานขององค์กร เนื่องจากการทำงานของทรัพยากรมนุษย์จะเกี่ยวข้องกับทุกส่วนงานขององค์กร ดังนั้นระบบสารสนเทศด้านบุคลากรจึงมีบทบาทที่มีผลต่อความสำเร็จขององค์กร โดยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ควรจะมีคุณสมบัติในการวิเคราะห์และวางแผนภาระงาน, การจ้างบุคลากร, การฝึก อบรมพนักงาน การกำหนดงานให้กับพนักงานและงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร โดยระบบที่มีประสิทธิภาพควรจะสามารถจัดการเรื่องค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรให้น้อยที่สุดในขณะที่ยังคงสามารถสนองตอบความต้องการบุคลากรในการดำเนินงานต่างๆ เพื่อดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรได้
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์
ส่วนที่นำเข้าไปยังระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์
1. แผนเชิงกลยุทธ์และนโยบายของบริษัท ได้แก่ข้อมูลด้านวัตถุประสงค์และนโยบายในด้านบุคลากร เช่นนโยบายในการควบคุมคุณภาพ โดยมีการฝึกอบรมพนักงาน, มีการกระตุ้นให้มีส่วนร่วมในการทำงาน, มีการสลับหน้าที่การทำงานและการกำหนดบทบาทหน้าที่ในการทำงานของบุคลากรในองค์กร เป็นต้น
2. ระบบประมวลผลรายการ ได้แก่ข้อมูลเงินเดือน, ข้อมูลการประมวลผลการสั่งซื้อ, ข้อมูลบุคลากร ข้อมูลที่ได้จากระบบประมวลผลรายการ ได้แก่
- ข้อมูลเงินเดือน ค่าใช้จ่ายที่เป็นค่าจ้าง, ค่าประกันสุขภาพ และเงินสวัสดิการต่างๆของบุคลากรในองค์กร โดยข้อมูลที่ระบบประมวลผลรายการได้รับอาจได้แก่ชั่วโมงการทำงาน อัตราค่าจ้างของพนักงาน และทำการคำนวณเงินเดือนค่าจ้างออกมาให้
- ข้อมูลการสั่งซื้อของพนักงานขายสามารถนำมาใช้ในการวางแผนงานการกำหนดบุคลากรได้ โดยพิจารณาจำนวนพนักงานขายที่ต้องการ ในการให้บริการหรือขายสินค้าขององค์กรที่จะมีการขยายตัวต่อไปในอนาคต
- ข้อมูลบุคลากร ใช้ในการแบ่งระดับทักษะในการทำงาน โดยพิจารณาจากประสบการณ์การทำงาน, การประเมินประสิทธิภาพในการทำงาน, และสารสนเทศอื่นๆ ช่วยในการวางแผนงานการกำหนดงานให้กับพนักงานในด้านต่างๆ
3. แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ข้อมูลเงินเดือนขององค์กรอื่น, ข้อมูลสถิติการว่าจ้าง ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถนำมาใช้ในการกำหนดอัตรา ค่าจ้างหรอเงินเดือนให้กับพนักงานในองค์กรได้ ข้อมูลเหล่านี้อาจได้จากบริษัทที่ทำการวิจัยและพัฒนาในด้านเงินรายได้หรืออาจได้จากอินเทอร์เน็ตที่มีการสรุปข้อมูลของบริษัทที่ทำการวิจัยและพัฒนาทางด้านเงินเดือนก็ได้ นอกจากนี้ยังสามารถศึกษาได้จากข้อกำหนดทางด้านกฎหมายเรื่องค่าจ้างแรงงานขั้นต่ำ โดยพิจารณาตามแหล่ง ข้อมูลท้องถิ่น, สมาคมด้านแรงงานต่างๆ เป็นต้น
ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์
ระบบย่อยในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ ได้แก่ ระบบในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์, การว่าจ้าง, การฝึกอบรมและการเสริมทักษะและการบริหารเงินเดือนและค่าจ้าง โดยผลลัพธ์ที่ได้จากระบบได้แก่รายงานการวางแผนทรัพยากรมนุษย์, ประวัติการทำงาน, รายงานการเสริมทักษะบุคลากร, การสำรวจเงินเดือน โดยรายงานเหล่านี้จะช่วยให้ผู้บริหารกำหนดงานให้กับพนักงาน เพื่อให้บริการแก่ลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและ ประสิทธิผล, และช่วยในการจัดตารางการทำงาน เพื่อให้ได้งานตามที่ต้องการได้
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการบัญชี
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการบัญชี จะสนับสนุนการทำบัญชีให้กับองค์กร โดยในระบบนี้ประกอบด้วยการทำงานที่สำคัญมากมาย เช่น ทำการรวมกลุ่มสารสนเทศในบัญชีรายจ่าย, บัญชีรายรับ , บัญชีเงินเดือน ฯลฯ โดยการใช้ข้อมูลที่ได้จากระบบประมวลผลรายการขององค์กร
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระดับกลุ่มงาน
กลุ่มงาน หมายถึง ระบบที่ถูกจัดการของบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปซึ่งทำงานเกี่ยวข้องกัน เพื่อให้ระบบนั้นปฏิบัติงานบางอย่าง โดยมีกลุ่มบทบาทมาตรฐานของความสัมพันธ์ของสมาชิกในกลุ่มและมีกลุ่มของค่ามาตรฐานซึ่งกำหนดการปฏิบัติงานของกลุ่มนั้นและสมาชิกแต่ละคนในกลุ่ม
แนวคิดของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระดับกลุ่มงาน
กลุ่มงานที่ประกอบด้วยส่วนที่เหมือนกัน (Homogeneous Workgroups)
หมายถึงกลุ่มงานที่สมาชิกทุกคนในกลุ่มมีบทบาทและงานที่ทำเหมือนกัน (ยกเว้นผู้บริหาร) เช่น กลุ่มการ ส่งสินค้าจากคลังสินค้า ซึ่งอาจมีหัวหน้าหนึ่งคน การทำงานแบ่งออกเป็น 2 รอบ แต่ละรอบมีผู้ดูแลรอบละหนึ่งคน พนักงานที่เหลือจะทำงานอยู่ในกลุ่มรอบที่หนึ่งหรือรอบที่สอง การทำงานของพนักงานเหล่านี้จะเหมือนกัน ดังนั้นเมื่อเพิ่มพนักงานขึ้นอีกหนึ่งคนเข้าไปในกลุ่ม จะทำให้ได้งานเพิ่มขึ้นจำนวนหนึ่ง ถ้าเพิ่มพนักงานคนที่สอง, สาม,สี่ และมากขึ้น เข้าไปในกลุ่มจะได้งานเพิ่มเท่าๆ กันสำหรับพนักงานแต่ละคน
ระบบสารสนเทศสำหรับกลุ่มงานลักษณะนี้สามารถสร้างได้ง่าย เนื่องจากสมาชิกทุกคนทำงานเหมือนกัน เมื่อระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นสามารถสนับสนุนการทำงานของพนักงานได้หนึ่งคน ก็เท่ากับสามารถสนับสนุนการทำงานของสมาชิกรายอื่นๆ ในกลุ่มได้เช่นเดียวกัน
กลุ่มงานที่ประกอบด้วยส่วนที่ไม่เหมือนกัน (Heterogeneous Workgroups)
หมายถึงกลุ่มงานที่สมาชิกทุกคนในกลุ่มมีบทบาทและงานที่ทำแตกต่างกัน เช่น กลุ่มให้การช่วยเหลือลูกค้า ในกลุ่มมีบุคคลที่มีความรู้ความชำนาญเฉพาะด้านใดด้านหนึ่งแตกต่างกัน ในกลุ่มให้ความช่วยเหลือลูกค้าอาจแบ่งออกเป็นกลุ่มๆ เช่น กลุ่มที่ให้ความช่วยเหลือด้านสินค้าประเภทโปรแกรมประมวลผลคำ กลุ่มที่ให้ความช่วยเหลือเกี่ยวกับสินค้าประเภทระบบจัดการฐานข้อมูล กลุ่มที่ให้ความช่วยเหลือเกี่ยวกับสินค้าประเภทแผ่นงาน หรือกลุ่มที่ทำการฝึกอบรมพนักงานในกลุ่มเพื่อให้ความช่วยเหลือแก่ลูกค้า
การพัฒนาระบบสารสนเทศสำหรับกลุ่มงานลักษณะนี้ทำได้ค่อนข้างยากและเสียค่าใช้จ่ายสูง เนื่องจากระบบจะต้องพยายามที่จะรองรับการทำงานของสมาชิกแต่ละคน ซึ่งมีงานที่ต้องทำแตกต่างกัน
ประเภทของกลุ่มงาน
กลุ่มงาน แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
1. กลุ่มงานถาวร (Permanent Workgroups) ได้แก่แผนกหรือการทำงานที่จัดตั้งขึ้นอย่างเป็นทางการในองค์กร เช่นกลุ่มงานเพื่อให้ความช่วยเหลือแก่ลูกค้า
2. กลุ่มงานชั่วคราว (Temporary Workgroups) ได้แก่กลุ่มงานที่ถูกจัดตั้งขึ้นเพื่อแก้ปัญหาบางอย่าง หรือเมื่อมีโอกาสพิเศษเกิดขึ้น เช่นกลุ่มงานเพื่อพัฒนาสินค้าออกใหม่
กลุ่มงานส่วนมากมักจะอยู่ที่เดียวกัน (Single-Site) แต่ในปัจจุบันกลุ่มงานสามารถกระจายอยู่ในที่ต่างๆ ได้(Distributed) เช่น กลุ่มพนักงานที่ทำงานในสาขาต่างๆ ทั่วโลก โดยระบบสื่อสารข้อมูลสามารถเข้ามาช่วยสนับสนุนการทำงานของกลุ่มงานที่กระจายอยู่ต่างที่กันได้
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระดับกลุ่มงาน
คุณลักษณะของระบบสารสนเทศเชิงกลุ่ม ได้แก่การที่ผู้ใช้ตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป หรือเรียกว่าสมาชิกกลุ่มซึ่งทำงานโดยมีมุมมองบางอย่างและจุดประสงค์ร่วมกัน รูปที่ 19 แสดงระบบสารสนเทศเชิงกลุ่ม เป็นการจัดฮาร์ดแวร์ต่างๆ และเครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อเข้าด้วยกันผ่านเครื่องข่ายระยะใกล้ (Local Area Network : LAN) โดยผู้ใช้ปฏิบัติตามขบวนการ เพื่อรวบรวม พิมพ์และใช้ข้อมูลร่วมกัน โดยการใช้ฮาร์ดแวร์ที่เชื่อมถึงกัน โดยฮาร์ดแวร์นั้นไม่เพียงแต่ประมวลผลข้อมูลเท่านั้น แต่ยังจัดการติดต่อสื่อสารระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องต่างๆ ด้วย
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 8
ซอฟต์แวร์ที่สนับสนุนการทำงานเชิงกลุ่ม
ซอฟต์แวร์เชิงกลุ่ม หมายถึง ซอฟต์แวร์ที่สนับสนุนการทำงานของสมาชิกในกลุ่มธุรกิจที่มีการทำงานร่วมกัน โดยสนับสนุนด้านการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในกลุ่ม ซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มใช้ในคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยให้การทำงานโต้ตอบกันของมนุษย์ทำได้สะดวกขึ้น โดยปกติแล้วจะทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลซึ่งมีการเชื่อมต่อเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ของสมาชิกอื่นๆ ในกลุ่มและคอมพิวเตอร์อื่นๆ บนโลก ในปัจจุบันการทำงานของซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มอาจนำไปใช้ร่วมกับเครือข่ายอินทราเน็ต ซึ่งเป็นเครือข่ายภายในองค์กร โดยการทำงานหลักของซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มได้แก่
1. การใช้สารสนเทศร่วมกัน (Information Sharing)
สมาชิกในกลุ่มต้องสามารถใช้สารสนเทศและความรู้ร่วมกันเพื่อให้สามารถทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว และคอมพิวเตอร์ส่วนรวมได้ เช่นการนำชุดซอฟต์แวร์เชิงกลุ่ม เช่น โลตัสโน้ต(Lotus Notes) ของบริษัทไอบีเอ็ม สามารถใช้สารสนเทศซึ่งประกอบด้วยเอกสารสื่อผสม (Document Multimedia) ได้แก่ข้อความ รูปภาพ เสียง และภาพเคลื่อนไหว ร่วมกันได้ระหว่างสมาชิกในกลุ่ม โดยสมาชิกสามารถบันทึกสารสนเทศใหม่, ใช้แบบฟอร์ม และการเรียกใช้สารสนเทศโดยใช้คำสำคัญได้ โดยโลตัสโน้ตมี คุณสมบติในการสำเนาชุดข้อมูล (Replication) การ ปรับปรุงสารสนเทศในเครื่องที่อยู่ระยะไกลเมื่อมีการป้อนสารสนเทศใหม่เข้าไปในระบบได้อย่างอัตโนมัติ การใช้ซอฟต์แวร์เชิงกลุ่มทำให้สมาชิกในกลุ่มสามารถรวบรวมสารสนเทศตามหัวข้อที่ต้องการได้, วิจารณ์งานของสมาชิกอื่นและรวบรวมสารสนเทศของกลุ่มได้
2. การเขียนเอกสาร (Document Authoring)
ในกลุ่มงานจำเป็นต้องมีการผลิตเอกสารทางในการดำเนินการ, รายงาน หรือข้อเสนอทางธุรกิจ ดังนั้นซอฟต์แวร์ที่ใช้ในกลุ่มจึงต้องสามารถผลิตเอกสารสื่อผสมต่างๆ ได้แก่เอกสารที่ประกอบด้วยข้อความ,แผนภาพ และรูปภาพได้ โดยสมาชิกสามารถแทรกข้อความเพิ่มเติมและเสียงวิจารณ์ต่อท้ายเอกสารนั้นๆ ได้ หรืออาจมีคุณสมบัติในด้านการนำเสนอผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์หรือสนับสนุนการใช้เทคโนโลยีของไฮเปอร์เท็กซ์(Hypertext) และไฮเปอร์มีเดีย(Hypermedia) เพื่อให้สามารถเชื่อมโยงไปยังเอกสารหรือสื่อผสมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่กำลังอ่านอยู่ด้วยก็ได้
3. ระบบการรับ-ส่งข้อความ (Messaging Systems)
ได้แก่ระบบที่สนับสนุนการทำงานของการใช้บริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronics Mail: E-Mail) ไม่ว่าจะเป็นการรับส่งข้อความระหว่างภายในหรือภายนอกกลุ่มงานก็ตาม เพื่อให้เกิดการสื่อสารระหว่างการประชุมได้ โดยระบบการรับ-ส่งข้อความที่ใช้จะต้องสามารถจัดการในเรื่องของรายชื่อของผู้ที่จะได้รับข้อความได้, มีการเตือนเมื่อมีข้อความเข้ามาใหม่, มีการยืนยันกลับเมื่อได้รับข้อความแล้วและอาจมีความสามารถในการติดตามการรับ-ส่ง ข้อความที่ผ่านมาแล้วได้ ในบางระบบสามารถให้ผู้ใช้กำหนดโครงสร้างของการสื่อสารด้วยข้อความได้ เช่น กำหนดให้มีการเตือนสมาชิกในกลุ่มเมื่อถึงกำหนดส่งงานได้
4. การอภิปรายทางคอมพิวเตอร์ (Computer Conference)
ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานของกลุ่ม โดยโปรแกรมที่สนับสนุนการอภิปรายกลุ่มอาจมีคุณสมบัติในการ แลกเปลี่ยนรายงานความก้าวหน้า และการอภิปรายถึงปัญหาที่เกิดขึ้นโดยการแลกเปลี่ยนข้อความระหว่างสมาชิกในกลุ่มได้ โดยข้อความในการอภิปรายจะถูกบันทึกไว้และสมาชิกอื่นๆ ในกลุ่มสามารถค้นหาและอ่านข้ออภิปรายที่เกิดขึ้นได้ และผู้ที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่มีสารสนเทศที่มีประโยชน์เกี่ยวกับ ข้ออภิปรายนั้นสามารถทำการให้ข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อให้ความกระจ่างต่อข้ออภิปรายนั้นได้
5. การทำปฏิทินกลุ่ม (Group Calendaring)
ได้แก่คุณสมบัติในการติดตามตารางนัดหมายของสมาชิกแต่ละคน เพื่อให้ง่ายต่อการจัดตารางการนัดพบกัน ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการนัดพบกลุ่มการผลิต สามารถป้อนรายชื่อของผู้ที่ต้องการนัดพบให้กับระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบตารางนัดหมายของบุคคลเหล่านั้นว่าว่างช่วงใด เมื่อตรวจสอบพบจะทำการกำหนดการนัดหมายลงในช่วงเวลานั้นให้โดยอัตโนมัติและร้องขอการยืนยันกลับจากส่วนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
6. การจัดการโครงงาน (Project Management)
ได้แก่คุณสมบัติในการติดตามความก้าวหน้าของโครงงาน โดยเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการโครงงานได้แก่ แกนต์ชาร์ต (Gantt Chart) ซึ่งแสดงลำดับการทำงานต่างๆ ของโครงงาน ที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาต่างๆ ด้วยกราฟแท่ง แนวนอนและแสดงสถานะของโครงงานในขณะนั้นว่าเสร็จสิ้นแล้ว, กำลังดำเนินการอยู่หรือเกินกำหนดไปแล้วได้ ทำให้สามารถคำนวณค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น
7. การสนับสนุนการสร้างกลุ่มงาน (Support for Team Building)
ได้แก่เครื่องมือที่ช่วยกำหนดนโยบายร่วมของกลุ่ม โดยบริหารเรื่องการสอบถามความต้องการของสมาชิกกลุ่ม เพื่อกำหนดรูปแบบการสื่อสารระหว่างกัน, การกำหนดข้อบังคับในการทำงานกลุ่มและการหาผู้นำกลุ่ม โดยให้เลือกชื่อ ผู้นำกลุ่มที่ต้องการ เป็นต้น
การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
การเข้าใจขั้นตอนในการพัฒนาระบบเป็นเรื่องสำคัญไม่เฉพาะกับผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศเท่านั้น ในระบบธุรกิจปัจจุบันไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการ หรือพนักงานทั่วไปต่างก็ปฏิบัติหน้าที่ของตนโดยใช้ระบบสารสนเทศทางธุรกิจทั้งสิ้น ระบบสารสนเทศที่ประสบผลสำเร็จจะต้องได้รับความร่วมมือต่างๆ จากผู้ที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นผู้ใช้ระดับสูงหรือผู้ใช้ระดับล่างก็ตาม
วงจรการพัฒนาระบบ
การเข้าใจขั้นตอนในการพัฒนาระบบเป็นเรื่องสำคัญไม่เฉพาะกับผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศเท่านั้น ในระบบธุรกิจปัจจุบันไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการ หรือพนักงานทั่วไปต่างก็ปฏิบัติหน้าที่ของตนโดยใช้ระบบสารสนเทศทางธุรกิจทั้งสิ้น ระบบสารสนเทศที่ประสบผลสำเร็จจะต้องได้รับความร่วมมือต่างๆ จากผู้ที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นผู้ใช้ระดับสูงหรือผู้ใช้ระดับล่างก็ตาม
วงจรการพัฒนาระบบ
ขบวนการในการพัฒนาระบบเรียกว่าวงจรชีวิตในการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC) โดยแต่ละระบบที่กำลังจะถูกสร้างขึ้นจะเริ่มขบวนการในการสร้างไปจนกระทั่งถึงกำหนดที่วางไว้และขั้นตอน สุดท้ายคือการติดตั้งระบบและเกิดการยอมรับระบบ ชีวิตของระบบยังรวมไปถึงขั้นตอนในการดูแลรักษาและการทดลองใช้ด้วย ถ้าระบบจำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงภายใต้ข้อกำหนดของการดูแลรักษา ถ้าระบบเก่าจำเป็นต้องถูกแทนที่เนื่องจากมีเทคโนโลยีใหม่ๆ เกิดขึ้น หรือถ้าองค์กรมีความจำเป็นต้องเปลี่ยนระบบ โครงงานใหม่และวงจรชีวิตของระบบก็จะเริ่มต้นขึ้น
วงจรชีวิตของการพัฒนาระบบมักจะแบ่งออกเป็น 5 ระยะได้แก่ การศึกษาระบบ, การวิเคราะห์ระบบ, การ ออกแบบระบบ, การนำระบบไปใช้งาน และการดูแลรักษาระบบ ดังรูปที่ 22 ซึ่งแสดงวงจรชีวิตของการพัฒนาระบบที่เริ่มจากระยะที่หนึ่ง ไปจนกระทั่งถึงระยะสุดท้าย โดยในแต่ละระยะสามารถกลับมาเริ่มต้นทำระยะก่อนหน้าได้เสมอหากมีส่วนที่ต้องการแก้ไขเพิ่มเติม หรือปรับปรุง
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 9
เทคโนโลยีที่น่าสนใจในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่การสื่อสารข้อมูลในรูปแบบมาตรฐานหรือรูปแบบที่ผู้รับอนุญาตเพื่อที่จะสามารถนำไปดำเนินรายการทางด้านธุรกิจตามมาตรฐาน ระหว่างบริษัทหรือระหว่างชุดโปรแกรมกับชุดโปรแกรมของบริษัทได้
การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ใช้ระบบเครือข่ายที่เชื่อมโยงเครื่องคอมพิวเตอร์ในองค์กรต่างๆ และดำเนินตามมาตรฐานและขบวนการซึ่งอนุญาตให้ผลลัพธ์จากระบบหนึ่ง ถูกประมวลผลโดยตรงเพื่อเป็นข้อมูลนำเข้าไปยังระบบอื่นๆได้ โดยไม่ต้องให้มนุษย์เป็นผู้ดำเนินการระหว่างขบวนการเหล่านี้เลย
การพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์
พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่การดำเนินรายการ (Transaction)ทางด้านธุรกิจผ่านสื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ ระหว่างฝ่ายต่างๆ เช่น ระหว่างบริษัท (ธุรกิจกับธุรกิจ) ระหว่างบริษัทกับลูกค้า (ธุรกิจกับผู้บริโภค) ระหว่างธุรกิจกับส่วนงานสาธารณะหรือระหว่างลูกค้ากับส่วนสาธารณะ คนโดยทั่วไปมักคิดว่าพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์หมายถึงการที่ ผู้บริโภคเข้าไปยังเว็บไซท์ใดๆ เพื่อทำการซื้อสินค้าแบบออนไลน์ แต่ในความเป็นจริงแล้วการซื้อขายสินค้าผ่านเว็บไซท์เป็นเพียงส่วนเล็กๆ ส่วนหนึ่งของพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น การใช้พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์สามารถช่วยให้การ ดำเนินงานในการซื้อ-ขายของบริษัทใหญ่ๆ ทำได้ง่ายขึ้นหรือแม้กระทั่งกับบริษัทเล็กๆ เองก็มีโอกาสที่จะขายสินค้าในราคาต่ำ ในกลุ่มตลาดต่างๆ ทั่วโลก ข้อดีของพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์สำหรับผู้บริโภค ได้แก่การซื้อสินค้าได้โดยไม่ต้องเบียดเสียดกับฝูงคนมากมายในห้างสรรพสินค้า, สามารถชื้อสินค้าได้ตลอดเวลาที่ต้องการเมื่ออยู่ที่บ้านหรือที่ทำงาน และได้รับสินค้าโดยตรงถึงบ้านไม่ต้องขนส่งเอง
ตัวอย่างการใช้พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ในขบวนการสั่งซื้อเฟอร์นิเจอร์ใหม่จากบริษัทผู้ผลิตเฟอร์นิเจอร์ ซึ่งในการสั่งซื้อโดยทั่วไปแล้วจะเริ่มตั้งแต่พนักงานเขียนคำร้องขอเพื่อสั่งซื้อสินค้าและนำไปผ่านการขออนุมัติการสั่งซื้อ เมื่อผ่านการอนุมัติแล้วจึงนำใบร้องขอนั้นไปทำเป็นแบบสั่งซื้ออย่างเป็นทางการและส่งไปยังผู้ขายสินค้าที่ต้องการ ขบวนการเหล่านี้สามารถสำเร็จได้โดยง่ายเมื่อใช้พาณิชย์อิเล็กทอรนิกส์ โดยพนักงานสามารถไปยังเว็บไซท์ของผู้ขายเฟอร์นิเจอร์ และเลือกสินค้าที่ต้องการจากรายการสินค้าในเว็บไซท์นั้นๆ และทำการสั่งซื้อสินค้าตามราคาที่ ตกลงไว้ก่อนหน้านั้นแล้ว ถ้าการสั่งซื้อต้องผ่านการอนุมัติก่อน ผู้อนุมัติจะได้รับการแจ้งให้ทราบถึงการสั่งซื้อนี้ จากความสะดวกสบายต่างๆ ทั้งในด้านของผู้ดำเนินธุรกิจและในด้านของผู้บริโภค ในปัจจุบัน พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์จึงมีการเจริญเติบโตอย่างรวดเร็ว
สรุป
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเป็นการรวมกลุ่มของฮาร์ดแวร์, ซอฟต์แวร์, คน, ขบวนการ, ฐานข้อมูล และอุปกรณ์ต่างๆ เพื่อการจัดการกับข้อมูลและสารสนเทศช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายได้ โดยระบบสารสนเทศเพื่อการ จัดการจะช่วยให้ผู้จัดการมองเห็นภาพรวมของการปฏิบัติงานขององค์กร ทำให้สามารถควบคุม, จัดการและวางแผน การปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
ระบบสารสนเทศขององค์กร อาจประกอบด้วยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านต่างๆ ในองค์กร เช่น ด้านการเงิน, การตลาด, การผลิตฯลฯ โดยแต่ละระบบต้องการข้อมูลเข้าที่แตกต่างกัน, ประกอบด้วยระบบย่อยๆ ที่สนับสนุนการทำงานด้านนั้นๆ ที่แตกต่างกันและยังให้ผลลัพธ์ของระบบที่แตกต่างกันอีกด้วย
ส่วนขั้นตอนของการพัฒนาระบบสารสนเทศ แต่ละระบบจะเป็นไปตามวงจรชีวิตของการพัฒนาระบบ โดยจะเริ่มที่การศึกษาระบบเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้น, การวิเคราะห์ระบบ เพื่อเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องและสิ่งที่ต้องพัฒนา, การออกแบบระบบ ซึ่งแบ่งออกเป็นการออกแบบเชิงตรรกะและการออกแบบทางกายภาพ เพื่อกำหนดวิธีการในการพัฒนาระบบ, การนำไปใช้ ได้แก่การพัฒนาระบบตามที่ได้ออกแบบไว้และนำระบบที่พัฒนาขึ้นไปใช้และขั้นสุดท้ายเป็นการดูแลรักษา เพื่อตรวจสอบและแก้ไขระบบ เมื่อมีข้อผิดพลาดหรือมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เกิดขึ้น
แหล่งที่มา
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ MIS (เอ็มไอเอส) ระบบที่รวบรวม และจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์. สืบค้นเมื่อ 12 ตุลาคม 2561. จาก https://mindphp.com/บทความ/31-ความรู้ทั่วไป/4048-what-is-mis.html
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ. สืบค้นเมื่อ 12 ตุลาคม 2561. จาก https://th.wikipedia.org/wiki/ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
สถาบันส่งเสริมการสอนวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี (สสวท.) กระทรวงศึกษาธิการ เป็นหน่วยงานของรัฐที่ไม่แสวงหากำไร ได้จัดทำเว็บไซต์คลังความรู้ SciMath เพื่อส่งเสริมการสอนวิทยาศาสตร์ คณิตศาสตร์และเทคโนโลยีทุกระดับการศึกษา โดยเน้นการศึกษาขั้นพื้นฐานเป็นหลัก หากท่านพบว่ามีข้อมูลหรือเนื้อหาใด ๆ ที่ละเมิดทรัพย์สินทางปัญญาปรากฏอยู่ในเว็บไซต์ โปรดแจ้งให้ทราบเพื่อดำเนินการแก้ปัญหาดังกล่าวโดยเร็วที่สุด
The Institute for the Promotion of Teaching Science and Technology (IPST), Ministry of Education, a non-profit organization under the Thai government, developed SciMath as a website that provides educational resources in Science, Mathematics and Technology. IPST invites visitors to use its online resources for personal, educational and other non-commercial purpose. If there are any problems, please contact us immediately.
Copyright © 2018 SCIMATH :: คลังความรู้ SciMath. Terms and Conditions. Privacy. , All Rights Reserved.
อีเมล: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. (ให้บริการในวันและเวลาราชการเท่านั้น)